PV de changement de bureau d'association : comment le rédiger et quelles sont ses conséquences ?

Le PV de changement de bureau d'association est un acte juridique qui formalise l'élection des nouveaux membres du bureau. Il est important pour assurer la bonne gouvernance de l'association et garantir la validité de ses actes. Dans cet article, Legalstart vous guide dans la rédaction et l'utilisation du PV de changement de bureau d'association.

Qu’est-ce que le bureau d’une association ?

Le bureau d'une association est un organe essentiel à son bon fonctionnement. Il est chargé de la gestion quotidienne de l'association et de la mise en œuvre des décisions prises par l'assemblée générale. Le bureau représente l'association vis-à-vis des tiers, qu'il s'agisse des pouvoirs publics, des partenaires ou des fournisseurs. Il est aussi garant de la bonne tenue des comptes de l'association, en veillant au respect des règles comptables et financières.

La composition et le rôle du bureau sont définis dans les statuts de l'association. Le bureau d'une association est généralement composé des membres suivants :

• Président : c’est le représentant légal de l'association. Il est chargé de diriger l'association et de la représenter vis-à-vis des tiers.
• Secrétaire : il est chargé de la rédaction des procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du bureau. Il assure également la gestion administrative de l'association.
• Trésorier : c’est le responsable de la gestion financière de l'association. Il tient la comptabilité, gère les comptes bancaires et assure le suivi des recettes et des dépenses.

Qu’est-ce qu’un PV de changement de bureau d’association ?

Le PV de changement de bureau d'association, aussi appelé procès-verbal d'assemblée générale extraordinaire (AGE), est un document officiel qui acte la modification de la composition du bureau d'une association. Il est établi à la suite d'une assemblée générale extraordinaire au cours de laquelle les membres de l'association ont élu les nouveaux membres du bureau.

Le PV de changement de bureau d'association permet de formaliser les décisions prises lors de l'AGE, garantissant ainsi une trace écrite et officielle des changements intervenus au sein du bureau. Ce procès-verbal assure la traçabilité de ces changements et informe les tiers (administrations, banques, partenaires) de la nouvelle composition du bureau.

Quand faut-il rédiger un PV de changement de bureau d’association ?

La rédaction d'un procès-verbal d’assemblée générale du renouvellement du bureau d’une association est une étape essentielle pour formaliser les modifications intervenues dans la composition de l'équipe dirigeante. Mais dans quelles situations précises est-il nécessaire de rédiger un tel procès-verbal ?

Changement de président ou de membres du bureau

La rédaction d'un PV de changement de bureau d'association est obligatoire dès lors qu'il y a un changement de président ou de tout autre membre du bureau (trésorier, secrétaire, etc.). Ce changement peut intervenir pour plusieurs raisons :

• Fin de mandat : les statuts de l'association prévoient généralement une durée de mandat pour les membres du bureau. À la fin de ce mandat, une nouvelle élection doit être organisée et un nouveau bureau est élu.
• Démission : un membre du bureau peut démissionner de ses fonctions à tout moment. Il est alors nécessaire de procéder à son remplacement et de rédiger un PV pour acter ce changement.
• Révocation : l'assemblée générale peut décider de révoquer un membre du bureau, par exemple en cas de faute grave ou de manquement à ses obligations. Un nouveau membre doit alors être élu pour le remplacer.
• Décès : en cas de décès d'un membre du bureau, il est nécessaire de procéder à son remplacement et de rédiger un PV pour acter ce changement.
• Cooptation : dans certaines associations, les statuts peuvent prévoir la possibilité de coopter de nouveaux membres au sein du bureau. Cette cooptation doit être actée par un PV.

Modification des statuts impactant le bureau

Si les statuts de l'association sont modifiés et que ces modifications impactent la composition ou le fonctionnement du bureau, il est également nécessaire de rédiger un PV de changement de bureau d'association. Par exemple, si les statuts modifient le nombre de membres du bureau ou les conditions d'éligibilité, une nouvelle élection peut être nécessaire pour se conformer aux nouveaux statuts.

Fusion ou scission d'association

En cas de fusion ou de scission d'association, la composition du bureau est généralement modifiée. Il est donc nécessaire de rédiger un PV pour acter la nouvelle composition du bureau de l'association issue de la fusion ou de la scission.

Quels sont les effets d’un PV de changement de bureau d’association ?

Le PV acte officiellement les décisions prises lors de l'assemblée générale extraordinaire (AGE), notamment l'élection des nouveaux membres du bureau. Il rend ces décisions opposables aux tiers, c'est-à-dire que les administrations, les banques, les partenaires et toute autre personne ou organisme doivent les prendre en compte. En d'autres termes, le PV de changement de bureau d'association sert de preuve de la nouvelle composition du bureau et des pouvoirs de ses membres.

Le PV officialise le transfert des pouvoirs des anciens dirigeants vers les nouveaux. Les nouveaux membres du bureau peuvent désormais agir au nom de l'association et engager leur responsabilité. Ils peuvent notamment :

• ouvrir et gérer des comptes bancaires au nom de l'association ;
• signer des contrats et des conventions ;
• représenter l'association en justice ;
• demander des subventions.

Qui rédige le PV de changement de bureau d’association ?

En principe, c'est le secrétaire de séance qui est chargé de rédiger le PV de changement de bureau. Le secrétaire de séance doit être attentif et rigoureux pour retranscrire fidèlement les débats, les votes et les décisions prises lors de l'AGE. Il doit également veiller à respecter les règles de forme et de contenu du procès-verbal.

Le président de séance, qui est généralement le président de l'association, est responsable de la bonne tenue de l'assemblée générale et doit veiller à ce que le procès-verbal soit complet et conforme à la réalité des débats. Le président de séance doit signer le procès-verbal, conjointement avec le secrétaire de séance, pour attester de sa validité.

Dans certains cas particuliers, la rédaction du PV peut être confiée à une autre personne :

• En l'absence de secrétaire de séance : si aucun secrétaire de séance n'a été désigné, l'assemblée générale peut charger un autre membre de rédiger le procès-verbal.
• En cas de délégation de pouvoir : le bureau de l'association peut déléguer la rédaction du PV à un tiers, par exemple à un avocat ou à un expert-comptable.
• Utilisation d'un logiciel de rédaction de PV : certaines associations utilisent des logiciels de rédaction de PV qui facilitent la saisie et la mise en forme du document.

Comment rédiger un PV de changement de bureau d’association ?

Le PV de changement de bureau d'association, qui fait foi des décisions prises lors de l'assemblée générale extraordinaire (AGE), doit être rédigé avec soin et précision. Ce document doit impérativement contenir les mentions suivantes :

• en-tête :
  • nom de l'association,
  • mention "Procès-verbal de l'assemblée générale extraordinaire du [date]" ;
• lieu et date de l'assemblée ;
• heure d'ouverture et de clôture de l'assemblée ;
• ordre du jour ;
• nom et qualité du président de séance ;
• nom du secrétaire de séance ;
• liste des membres présents et représentés (avec mention de leur qualité et de leur nombre de voix) ;
• quorum et majorité atteints (si nécessaire) ;
• exposé des débats et des résolutions (résumé des discussions et du vote pour chaque résolution) ;
• résultats des votes (nombre de voix pour, contre et abstentions) ;
• composition du nouveau bureau (noms, prénoms, adresses et fonctions des membres élus) ;
• signatures du président et du secrétaire de séance.

PV de changement de bureau d’association : et après ?

Une fois le procès-verbal de l’assemblée générale rédigé et signé, il ne faut pas le ranger au fond d'un tiroir ! Ce document est le point de départ de plusieurs formalités essentielles pour officialiser le changement de gouvernance et assurer la continuité des activités de l'association.

1. Déclaration de modification en préfecture

Tout changement au sein du bureau d'une association doit être déclaré à la préfecture ou à la sous-préfecture du département où se trouve le siège social de l'association. Cette déclaration doit être effectuée dans un délai de 3 mois suivant le changement. Le PV de changement de bureau d'association est une pièce justificative essentielle à joindre à cette déclaration.

2. Publication au Journal Officiel des Associations et Fondations d'Entreprise (JOAFE)

La préfecture, après avoir enregistré la déclaration de modification, publie un avis au JOAFE pour informer le public du changement de bureau. Cette publication rend le changement opposable aux tiers, c'est-à-dire que toute personne ou organisme doit en tenir compte dans ses relations avec l'association.

3. Mise à jour des documents officiels et information des partenaires

L'association doit mettre à jour tous ses documents officiels (papier à en-tête, site web, etc.) pour refléter le changement de bureau. Elle doit aussi informer ses partenaires (banques, financeurs, fournisseurs, etc.) du changement de bureau. Cette information permet de garantir la continuité des relations et d'éviter tout malentendu.

6. Archivage du PV

Le PV de changement de bureau d'association doit être conservé par l'association pendant une durée minimale de 10 ans. Il peut être conservé sous format papier ou électronique, à condition de garantir son intégrité et sa lisibilité.

FAQ

Qui signe le PV de changement de bureau ?

Le PV de changement de bureau d'association est signé par le président et le secrétaire de séance de l'assemblée générale qui a procédé à l'élection du nouveau bureau.

Comment remplacer un membre du bureau d'une association ?

Le remplacement d'un membre du bureau nécessite de convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour procéder à l'élection d'un nouveau membre.

Comment déclarer le nouveau bureau d'une association ?

Le nouveau bureau doit être déclaré en préfecture ou sous-préfecture, via une déclaration de modification accompagnée du PV de l'AGE et de la liste des nouveaux membres du bureau. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association
• Article 3 - Décret du 16 août 1901 pris pour l'exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association
• Articles 1832 et suivants - Code civil