Comment établir un procès-verbal d’assemblée constitutive ?

La création d'association est une étape importante dans la vie de tout groupe de personnes partageant une cause ou des intérêts communs. Vous souhaitez créer votre association, mais vous craignez de ne pas savoir gérer les documents administratifs inhérents à cette création ? 

Pour créer une association, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal d'assemblée constitutive. Objectif, rédaction, formalités, on vous explique tout ce que vous devez savoir !

Qu'est-ce qu'un procès-verbal d'assemblée constitutive d’association ?

Qu’est-ce qu’une assemblée constitutive d’association ?

L’assemblée constitutive est la première Assemblée générale de l’association. Elle permet aux futurs membres de débattre et de trouver un accord sur l’organisation de l’association en cours de création.

Toute personne souhaitant se rendre à cette assemblée est acceptée. Il peut s’agir de personnes désirant devenir membre, de personnes ayant entendu parler de la future structure et dont le projet interpelle, ou des personnes directement invitées par les membres fondateurs par exemple.

L’assemblée permet de poser les bases de l’association, de discuter de tout ce qui fera son identité, les objectifs à remplir, mais également des règles de fonctionnement.

Mais durant cette assemblée, deux grands sujets doivent être abordés :

• Approuver les statuts de l’association : en effet, c’est durant cette assemblée que les fondateurs de l’association vont déterminer ses statuts. Les statuts sont ainsi rédigés puis présentés aux membres lors de l’assemblée afin qu’ils puissent émettre des observations. La forme finale des statuts est ensuite soumise à un vote : les adhérents aux statuts deviennent membres de l’association, au contraire de ceux les refusant.
  
  
• Désigner les responsables de l’association : c’est également durant l’assemblée constitutive que sont élus les responsables de l’association, tels que les dirigeants et les administrateurs. Sont ainsi nommés le président, le secrétaire et le trésorier. 

À quoi sert le procès-verbal d’assemblée constitutive ?

À l’issue de l’assemblée, un procès-verbal d’assemblée constitutive de l’association est rédigé. Ce procès-verbal, que l’on appelle communément PV d’AG constitutive d’association, ou encore PV de création d’association, est un document officiel. Il s’agit d’un compte-rendu de l’assemblée, rassemblant par écrit tous les échanges, délibérations, et décisions prises au cours de l’assemblée constitutive.

Le PV d’assemblée constitutive d’association a 3 objectifs : 

• établir la liste des membres de l’association, puisqu’il recense les participants à l’assemblée ayant accepté les statuts ;
• conserver une trace des sujets débattus et soumis au vote ;
• prouver l’existence et le respect des règles applicables à l’Assemblée.

Qui doit rédiger le procès-verbal d’assemblée constitutive d’association ? 

En principe, la rédaction du procès-verbal de création de l’association revient au secrétaire de séance qui a été élu lors de celle-ci. 

Toutefois, il est tout à fait possible de prévoir un autre rédacteur.

Dans tous les cas, l’identité ainsi que la fonction du rédacteur doivent être mentionnées dans le procès-verbal d’assemblée constitutive.

Comment rédiger un procès-verbal d'assemblée constitutive d’association ?

Le procès-verbal d’assemblée constitutive doit être rédigé par écrit, mais aucune obligation spécifique n’existe pour son support. Ainsi, le procès-verbal de l'assemblée constitutive peut par exemple être rédigé sur papier ou sous format numérique.

Les mentions obligatoires

Le procès-verbal d’assemblée constitutive doit contenir certaines mentions obligatoires afin d’être valide.

Le PV d’assemblée constitutive doit contenir :

• le nom de l’association ;
• l’adresse du siège social de l’association ;
• la date de tenue de l’assemblée générale ;
• l'heure de début et de fin de la séance ;
• l’identité des personnes présentes lors de l’assemblée, ainsi que leurs adresses ;
• l’identité du président de séance et du secrétaire de séance ;
• l’ordre du jour et les sujets soumis au vote ;
• la retranscription des débats ;
• le résultat des votes ;
• l’identité des responsables de l’association (président, secrétaire et trésorier).

Modèle de procès-verbal d’assemblée générale constitutive

Vous pourrez facilement trouver en ligne un modèle de procès-verbal de l'assemblée constitutive en PDF. De nombreux sites gouvernementaux mettent d’ailleurs à disposition un modèle de procès-verbal de l'assemblée constitutive gratuit.

Voici un exemple de procès-verbal d’assemblée constitutive association :

Qui signe le procès-verbal de l'assemblée constitutive d'une association ?

Le procès-verbal d’assemblée constitutive doit être signé par le président de séance et le secrétaire de séance. Plusieurs scrutateurs doivent également apposer leur signature. Plus les signatures sont nombreuses, plus le PV a une force probante.

Les membres du conseil élus lors de l’assemblée doivent également ajouter sur le procès-verbal une mention explicite selon laquelle ils acceptent les fonctions qui leur sont confiées et qu’aucune incompatibilité ou interdiction ne vient entraver cet exercice.

Que faire du procès-verbal d’assemblée constitutive d’association ?

Une fois le procès-verbal d’assemblée constitutive rédigé et signé, celui-ci vous sera demandé lors de la déclaration de votre association auprès de la préfecture. En effet, finaliser la création de votre association est l’étape faisant suite à votre assemblée constitutive. Pour cela vous devez :

• Déposer les statuts de l'association : une fois que les statuts de l'association ont été approuvés lors de l'assemblée constitutive, vous devez les déposer à la préfecture de votre département. Cela peut être fait en personne, en ligne ou par courrier recommandé.
  
  
• Obtenir un récépissé de déclaration : après avoir déposé les statuts, vous recevrez un récépissé de déclaration de l'association. Ce récépissé atteste que la création de votre association a été prise en compte par la préfecture.
  
  
• Publier un avis de création : vous devez publier un avis de création de l'association dans un journal d'annonces légales, dans les 30 jours suivant la réception du récépissé de déclaration. Cette publication doit contenir les informations suivantes : le nom de l'association, son objet, son siège social, sa durée, le montant de la cotisation annuelle, le nom et l'adresse du président.
  
  
• Enregistrer votre association : après la publication de l'avis de création, vous devez enregistrer votre association auprès du service des impôts des entreprises (SIE) de votre lieu de résidence. L'enregistrement est obligatoire pour obtenir un numéro SIRET et un code APE, qui permettent à l'association d'exercer des activités économiques. 

FAQ

Comment consulter un procès-verbal d'assemblée constitutive d'association ? 

Pour consulter un procès-verbal d'assemblée constitutive d'une association, vous pouvez : 

• contacter l'association pour demander une copie du procès-verbal ;
• vous rendre au greffe des associations du tribunal d'instance de son siège social pour consulter les documents déposés par l'association. 

Il est important de noter que l'accès aux documents d'une association peut être limité aux membres de l'association ou aux autorités administratives compétentes.

Combien de temps conserver le procès-verbal d’assemblée constitutive d’association ? 

Le procès-verbal d’assemblée constitutive doit être conservé durant toute la vie de l’association. Il est recommandé de le conserver dans un registre, au sein duquel sont archivés tous les procès-verbaux des futures assemblées générales de l’association.

Quel est le rôle du procès-verbal d'assemblée constitutive d'association ?

Le procès-verbal d’assemblée constitutive, comme tout autre procès-verbal d’association, a pour but de conserver une trace écrite de la tenue de l’assemblée générale. Le procès-verbal permet ainsi de prouver qu’une assemblée a bien eu lieu et qu'elle s’est tenue dans les règles. En effet, le PV d’assemblée constitutive contient les informations concernant la date, l’heure, le lieu et le nombre et l’identité des participants à l’assemblée, mais aussi une retranscription des sujets abordés, des débats, du déroulement et du résultat des votes et des décisions prises. Sa rédaction est donc très importante mais peut parfois s’avérer délicate, alors n’hésitez pas à utiliser un modèle de procès-verbal assemblée générale constitutive d’une association loi 1901 gratuit ou un exemple de procès-verbal d’association pour vous aider !