Organigramme d’association : pourquoi et comment le créer ?

La gestion d'une association, qu'elle soit sportive, culturelle, ou sans but lucratif, nécessite une organisation cadrée pour fonctionner efficacement. Un organigramme d'association est un outil utile pour visualiser la structure interne de l'organisation, clarifier les rôles et responsabilités des membres, et assurer une communication fluide en interne comme en externe. 

Pourquoi l’organigramme d’une association loi 1901 ou autre est-il si important ? Comment le structurer et le créer, et quels postes clés doit-il inclure ? Dans cet article, Legalstart explore en détail tout ce que vous devez savoir sur l’organigramme d'association.

Qu’est-ce qu’un organigramme d’association ?

Un organigramme d’association est un schéma visuel représentant la structure hiérarchique et fonctionnelle d’une association. Il peut prendre la forme d’un graphique, d’un tableau ou d’un diagramme. Il n’existe aucune obligation en la matière. 

L’organigramme d’association illustre les différentes relations de subordination qui existent entre les membres de l’association et les divers organes de gestion. Tous les postes participant au fonctionnement associatif figurent dans cet organigramme. Toutefois, les créateurs de l’association sont libres de décider des structures qui y figurent ou non. 

Ce document est essentiel pour clarifier les rôles et les responsabilités au sein de l’organisation. Il est fréquent de dresser l’organigramme d’une association à but non lucratif, sportive ou culturelle. Elles utilisent couramment ce type de schéma pour assurer une gestion fluide et être transparentes sur leur mode de fonctionnement interne.

Pourquoi faire un organigramme d’association ?

Établir un organigramme d'une association loi 1901 présente de nombreux avantages. Tout d’abord, il favorise la clarté organisationnelle. Chaque membre connaît sa place et comprend ses missions, ce qui réduit les conflits et les malentendus. Pour les nouvelles recrues, c’est un outil d’intégration précieux, qui facilite la compréhension du fonctionnement interne de l’association. 

L’organigramme, dans une association culturelle ou de tout autre type, améliore la communication interne. En effet, il définit clairement les voies hiérarchiques par lesquelles il faut passer, pour une demande ou une prise de décision par exemple. 

C’est également un outil qui facilite la relation avec le public et les adhérents. En effet, un coup d’œil à ce schéma suffit pour trouver le bon interlocuteur. Cela favorise la relation de confiance et éventuellement les adhésions. 

Enfin, l’organigramme d’association est souvent exigé lors d’une demande de subventions, de sponsors ou pour les formalités administratives. Il est un gage de professionnalisme.

Organigramme d’association : comment s’organise une association ?

Vous voulez créer l’organigramme de votre association sportive ou culturelle ? Pour cela, vous devez dans un premier temps comprendre le mode de fonctionnement et l’organisation de celle-ci. Même si ces derniers sont librement fixés, et que l’organigramme d’une association à but non lucratif peut varier d’une structure à l’autre, il existe 3 instances généralement communes à toutes les associations.

L’assemblée générale

L'assemblée générale (AG) est l'organe décisionnel dans l’organigramme d'association. Elle réunit tous les membres et se compose donc notamment de tous les adhérents dont la cotisation est payée. 

Son rôle est de voter les grandes orientations et de valider les décisions importantes. Elle se réunit au minimum une fois par an, afin de :

• délibérer sur les décisions soumises à l’ordre du jour ;
• fixer le tarif des cotisations ;
• décider des événements de l’année ;
• voter le budget ;
• approuver les comptes, etc. 

C'est aussi l’assemblée générale qui élit les membres du conseil d'administration et du bureau, qui peut modifier les statuts ou décider d’exclure un membre de l’association.

Le conseil d'administration

Le conseil d'administration, ou CA, est chargé de la gestion courante de l'association. C’est un organe facultatif, qui peut donc ne pas figurer dans l’organigramme d’association. Ce sont les statuts qui le prévoient. 

Le conseil d’administration a pour rôle de prendre des décisions opérationnelles qui seront ensuite soumises à l’assemblée générale. Il veille également à leur exécution entre deux AG. Ses membres sont élus par l'assemblée générale.

Le bureau

Le bureau est l’organe exécutif de l’association. Il est facultatif, tout comme le conseil d’administration. Mais en pratique, ses membres jouent un rôle important dont il est difficile de se passer pour le bon fonctionnement de l’association. Tout au long de l’année, il met en œuvre les décisions du conseil d’administration et gère les affaires quotidiennes. 

Le bureau est en principe composé du président, du trésorier et du secrétaire. Le président représente l’association, le trésorier gère les finances, et le secrétaire s’occupe de la documentation. Ce sont des postes à responsabilité à faire figurer dans l’organigramme d’association, et dont le rôle doit être détaillé.

Quels sont les principaux postes à responsabilité à indiquer dans un organigramme d’association ?

Un organigramme d'association doit inclure les principaux postes de responsabilité pour une représentation claire et complète. Voici les postes typiquement mentionnés :

Le président

Le président est la figure centrale de l’organigramme d’association. Il représente l'association dans tous les actes de la vie civile et juridique, si le conseil d’administration et les statuts l’y ont autorisé. Il peut donc signer des contrats, ou représenter l’association en justice par exemple. 

Son rôle est de veiller au respect des décisions prises en assemblée générale et en conseil d’administration, et de superviser le trésorier et le secrétaire. Le président doit également assurer la cohésion entre les membres et faciliter la communication interne et externe. C’est enfin généralement à lui qu’incombe également le recrutement de personnel.

Le trésorier

Le trésorier gère les finances et la fiscalité de l’association. Il est responsable de la tenue des comptes, de l'élaboration du budget prévisionnel et de la présentation du bilan financier en assemblée générale. 

Il gère les ressources de l'association en encaissant les cotisations et en réalisant les dépenses. Il doit aussi s'assurer que celles-ci sont utilisées conformément aux décisions du conseil d'administration et de l'assemblée générale. Le trésorier doit également veiller à la transparence financière, en conservant toutes les pièces justificatives des dépenses et recettes. 

Enfin, il est souvent en charge de la recherche de financements et de subventions pour l’association.

Secrétaire

Le secrétaire joue un rôle clé dans la gestion administrative de l’association. Il est responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et de l'assemblée générale. Il tient à jour les registres de l’association, gère les correspondances et s'assure que tous les documents officiels sont correctement archivés. 

Le secrétaire veille également à ce que toutes les formalités légales, comme les modifications des statuts, soient effectuées dans les délais. Son rôle est essentiel pour maintenir une organisation efficace et une communication claire entre les membres.

Comment faire un organigramme d’association ?

Créer un organigramme d'association clair et efficace nécessite quelques étapes simples :

• Listez toutes les fonctions et les postes existants et déterminez ceux que vous voulez faire figurer dans votre organigramme. À qui est-il destiné ? Selon votre besoin, le schéma peut être différent.
• Définissez les relations hiérarchiques entre les différents postes clés : conseil d’administration, membres du bureau, pôles d’activité. Réunissez l’identité de chacun des titulaires de ces postes.
• Choisissez le logiciel sur lequel vous souhaitez créer votre organigramme d’association. Selon la forme privilégiée (tableau, graphique, diagramme ?), différentes possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez utiliser un tableur comme Excel, un logiciel de traitement de texte comme Word, un logiciel de présentation comme PowerPoint ou encore un outil de création visuelle de type Canva.
• Créez maintenant votre organigramme : placez les instances les plus hautes (assemblée générale) en haut du schéma et descendez progressivement vers les postes exécutifs (bureau). Assurez-vous que chaque position est clairement définie et reliée de manière cohérente aux autres.

FAQ

Qui sont les membres du bureau d’une association ?

Les membres du bureau d’une association sont généralement le président, le trésorier et le secrétaire. Le président représente l'association, le trésorier gère les finances et le secrétaire s’occupe des documents administratifs et des procès-verbaux. Il peut également y avoir un vice-président, qui assiste le président et le remplace si nécessaire.

Quelles sont les obligations d’une association ?

Les associations ont plusieurs obligations légales, notamment la déclaration en préfecture, la tenue d’un registre légal à jour, la réalisation d’assemblées générales, la tenue d’une comptabilité et le respect des statuts. Elles doivent également communiquer à leurs adhérents tous les documents par lesquels ils peuvent s’assurer de sa bonne gestion. Il s’agit notamment des PV d’assemblée générale, des documents comptables, etc.

Qui dirige une association ?

Une association est dirigée par plusieurs organes : l’assemblée générale, le conseil d’administration et le bureau. C’est l'assemblée générale qui prend les décisions pour le compte de l’association, de manière démocratique. Le conseil d’administration, quant à lui, gère les affaires courantes, et le bureau exécute les décisions du conseil d’administration. Le président du bureau est souvent le représentant légal de l'association. 

Principale source législative et réglementaire :

• Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association