Ordre du jour en association : comment le fixer ?

L’Assemblée générale d’une association est un organe de gouvernance très important. Qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, l’Assemblée générale est l’occasion de prendre des décisions quant au fonctionnement et à l’activité de l’association. Cependant, pour être votées, elles doivent être inscrites à l’ordre du jour. Zoom sur l’ordre du jour d’une assemblée générale d’association.

Qu’est-ce que l’ordre du jour de l’Assemblée générale d’association ?

L’ordre du jour de l’assemblée générale d’une association est un document écrit qui mentionne l’ensemble des points qui seront abordés lors de la réunion des membres.

On y retrouve donc les informations qui seront partagées ainsi que les questions qui seront soumises au vote des participants. Les documents utiles y sont joints.

En effet, la communication de l’ordre du jour et des différents éléments en amont de la réunion permet aux adhérents de pouvoir se préparer à prendre activement part aux débats.

L’ordre du jour doit être joint à la convocation à l’Assemblée générale de l’association.

L’ordre du jour de l’AG d’une association est-il obligatoire ?

L’ordre du jour de l’Assemblée générale d’une association a un caractère impératif.

Cela signifie que lors de la tenue de l’AG seuls les points mentionnés à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un débat et d’un vote.

De plus, l’ensemble des sujets présents à l’ordre du jour doivent être traités pendant l’assemblée générale. La séance ne peut pas être levée tant que tous les points n’ont pas été tranchés, à moins que l’Assemblée générale ne vote le report de l’étude de cette question à la prochaine AG.

Il existe donc un principe d’intangibilité de l’ordre du jour.

Ordre du jour d’association : quelles sont les règles à suivre pour le définir ?

Ce sont les statuts constitutifs de l’association ou le règlement intérieur de l'association qui fixent les règles applicables aux Assemblées générales et notamment les règles relatives à la fixation de l’ordre du jour.

Il est recommandé de prévoir, au sein des statuts ou du règlement intérieur, les personnes habilitées à fixer l’ordre du jour des Assemblées générales, le délai de communication devant être respectés avant la date de la réunion ainsi que les sujets devant être abordés de manière régulière. Ce sera par exemple le cas de :

• l’approbation des comptes de l’année passée ;
• le vote du budget prévisionnel ;
• la désignation des dirigeants.

Une modification de l’ordre du jour d'une Assemblée générale d’association est-elle possible ?

En principe, une fois communiqué aux membres de l’Assemblée générale, l’ordre du jour ne peut pas être modifié. Le Président de l’association ne peut donc ni retirer un point inscrit à l’ordre du jour ni en ajouter un.

Si une résolution est votée alors qu’elle n’est pas inscrite à l’ordre du jour, elle pourra faire l’objet d’une annulation.

Toutefois, il existe quelques exceptions connues sous le nom d’incidents de séance.

Exemple : la révocation d’un dirigeant de l’association peut être votée en cours de séance même si ce point n’était pas mentionné dans l’ordre du jour de l’Assemblée générale.

Modèle d’ordre du jour d’Assemblée générale d’association

Les règles à respecter pour rédiger l’ordre du jour de l’assemblée générale d’une association

L’ordre du jour rappelle généralement la date et l’heure de l’assemblée générale de l’association. C’est d’autant plus important quand il est joint au courrier de convocation à l’Assemblée générale et que ces éléments n’y sont pas précisés.

La formulation des points inscrits à l’ordre du jour doit être claire et précise. Chacun des destinataires doit être en mesure de pouvoir parfaitement appréhender la portée de sa décision.

Pour éviter que le vote ne soit sujet à interprétation, le sujet de délibération ne peut pas être formulé à la fois de manière positive et négative : « Nomination ou non de Monsieur X au poste de trésorier ». Une question amenant une réponse fermée et claire doit être préférée comme : « Nomination de Monsieur X au poste de trésorier ».

Les points doivent être listés dans l’ordre dans lequel ils seront abordés lors de l’Assemblée générale.

Par ailleurs, un temps pour les questions diverses peut être prévu. Toutefois, il ne doit en aucun cas servir à voter des décisions susceptibles d’impacter le fonctionnement et l’activité de l’association. Seuls des sujets mineurs peuvent être abordés sous le couvert de questions diverses.

Exemple d’ordre du jour d’assemblée générale d’association

Afin de vous aider, voici un modèle d’ordre du jour d’assemblée générale d’association :

L’ordre du jour de l’assemblée générale d’une association est donc un élément essentiel au bon déroulé de la réunion. Il permet à la fois aux membres de préparer leur venue, mais aussi aux organisateurs de pouvoir prévoir le planning. Le caractère contraignant de l’ordre du jour en fait un point incontournable de la convocation à l’assemblée générale.