Gestion d'association : qui est concerné ?
La gestion d’une association est assurée par les membres du bureau de l’association. Peuvent composer le bureau le ou les :
Vous disposez d'une grande liberté pour déterminer les attribution des membres dans les statuts de l'association. Traditionnellement, le président est celui qui représente l’association dans les actes de la vie civile (par exemple, signer un contrat de travail), le trésorier gère les comptes et le ou les secrétaires(s) s'occupent de la gestion administrative.
3 démarches et formalités incontournables pour la gestion de son association
Organiser les Assemblées générales de l’association
Organiser l'Assemblée générale d'association est un élément essentiel pour la gestion de l’association : l'assemblée générale est l’occasion de prendre toutes les décisions importantes relatives à la vie de l'association. Les Assemblées générales peuvent être ordinaires (AGO) ou extraordinaires (AGE).
Les AGO ont trait à la vie courante de l’association. Il est assez fréquent que les statuts prévoient qu'une AGO doit se tenir chaque année. Elles sont notamment l’occasion de :
- Présenter le bilan de l’année (ce que l’association a accompli pendant l’année) ;
- Voter le budget et définir les projets prévus pour l’année (ce que l’association va accomplir pendant l’année) ;
- Renouveler les pouvoirs accordés aux dirigeants ou au contraire les changer, dans ce cas l'assemblée générale permet un renouvellement bureau ;
- Fixer le montant des cotisations des membres de l’association etc.
En revanche, les AGE portent sur les décisions exceptionnelles et se tiennent généralement pour :
Les règles d’organisation des AG sont librement définies par les statuts. Il est important de bien les respecter, autrement, la décision prise risque d’être annulée par les tribunaux. Une décision d’AG annulée est un signe de mauvaise gestion de l’association. Veillez à :
- Respecter les formalités de convocation à l'Assemblée générale d'association. Si les statuts ne prévoient aucune modalité, vous pouvez utiliser tous les moyens de votre choix (par exemple, envoyer un simple courrier, un courriel ou un SMS).
- Inscrire à l’ordre du jour les projets de résolution qui doivent être votés.
- Observer les conditions de quorum de l'association (nombre minimum de membres à réunir en assemblée) et de majorité. Selon les décisions à prendre, les statuts peuvent prévoir que la majorité devra être relative ou absolue.
Certaines décisions d’AG peuvent déboucher sur une modification des statuts d'association.
Rédiger les PV d’assemblée générale de l’association
Une fois l’assemblée générale tenue, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal. Le PV permet d’attester que l’Assemblée générale s’est tenue selon les règles prévues dans les statuts.
Les règles pour établir un PV d’assemblée générale sont définies librement par les statuts ou par le règlement intérieur de l’association.
Le PV n’a pas vocation à retranscrire l’intégralité de ce qui a été dit pendant l’assemblée. Il contient généralement les informations telles que le nom de l’association, la date et l'heure de la réunion, le mode de convocation et la date de son envoi, l’ordre du jour, les décisions adoptées, les noms du président et du secrétaire de séance, l’heure de clôture de la séance.
Obtenir un agrément et des autorisations pour organiser des manifestations ponctuelles
Si vous souhaitez développer votre association, vous pourriez être amené à gérer plusieurs démarches.
Dans certains cas, pour pouvoir organiser un évènement particulier, l’association doit obtenir une autorisation. Par exemple, la collecte de dons d'une association doit être autorisée par la préfecture dont dépend votre association.
Il peut également être intéressant pour une association de recevoir un agrément préfectoral ou ministériel. Pour cela, l’association doit remplir trois critères :
- Répondre à un objet d’intérêt général ;
- Présenter un mode de fonctionnement démocratique ;
- Respecter des règles de nature à garantir la transparence financière.
En plus de ces trois conditions, il est possible que chaque ministère pose des conditions supplémentaires dans son domaine de compétence. Par exemple, pour obtenir un agrément de jeunesse et sport pour une association sportive, il est nécessaire que l’association soit affiliée à une fédération sportive agréée et adopte un règlement intérieur.
L’agrément permet principalement de :
- Recevoir des subventions ;
- Employer du personnel dans le cadre de contrats aidés, contrats uniques d’insertion (CUI) ou apparentés ;
- Bénéficier d’exonérations en matière de cotisations sociales.
