Qui est concerné par le remboursement des frais kilométriques en association ?
Sont concernés par le remboursement des frais kilométriques en association, les salariés ou bénévoles d’une association qui ont utilisé leur véhicule personnel dans le cadre de l’activité de l’association.
Il faut donc que le bénévole ou le salarié ait engagé des frais de déplacement, sur ses fonds propres, pour le compte de l’association.
Quels sont les différents modes de remboursement des frais kilométriques des bénévoles d’une association ?
Il existe différents modes de remboursement des frais kilométriques pour les salariés et les bénévoles d’une association.
En effet, il en existe trois :
- Le remboursement sur la base des frais réellement engagés ;
- Le remboursement en indemnités kilométriques sur la base du barème fiscal des frais kilométriques ;
- Le remboursement grâce à la réduction d’impôts pour dons (uniquement pour les bénévoles).
1- Le remboursement sur la base des frais réellement engagés
Cela correspond notamment aux frais d’essence et de péage que vous avez payé lors de vos déplacements pour le compte de l’association. Ce sont ce que l’on appelle des frais réels.
Pour obtenir le remboursement de ces frais réels, vous devez simplement présenter une note de frais à votre association. Sachez que vous pouvez les rédiger sur la base d’un modèle de note de frais pour association loi 1901.
Cependant, ce mode de remboursement a un inconvénient puisqu’il ne prend pas en considération l’ensemble des frais kilométriques : les frais réels liés à l’usure de votre véhicule ainsi que les frais de réparation et d’entretien ne sont pas pris en compte.
2- Le remboursement sur la base du barème fiscal des frais kilométriques
Vous pouvez obtenir le remboursement de vos frais kilométriques sur la base du barème fiscal des frais kilométriques.
Ce mode de remboursement prend en compte l’ensemble des coûts liés à l’utilisation de votre véhicule personnel. Sont donc pris en compte les frais d’essence, de péage, de pneus, d’entretien ou encore de réparation.
Ce barème est élaboré selon la puissance fiscale de votre véhicule (évalué en chevaux “CV”) et la distance annuelle parcourue (vous trouverez les barèmes à la fin de la fiche pratique).
De plus, ce barème est revalorisé tous les ans. Par conséquent, il convient d’être vigilant car le barème des frais kilométriques de 2019 pour les associations n’est pas le même que le barème de 2020.
3- Le remboursement grâce à la réduction d’impôt (uniquement pour les bénévoles)
Lorsque vous êtes bénévole pour une association et que vous avez engagé des frais kilométriques pour celle-ci, vous pouvez faire le choix de renoncer aux deux modes de remboursement évoqués ci-dessus. Ce renoncement doit être fait par écrit.
Dans ce cas vous avez droit à une réduction d'impôt. En effet, vos frais kilométriques non remboursés sont considérés comme un don à l’association. Dans cette hypothèse, l’association doit vous fournir une attestation de don sur la base du Cerfa n° 11580*04.
A noter : pour avoir droit à une réduction d’impôts, il faut que l’association en question soit reconnue comme une association d’intérêt général ou une association d’utilité publique.
Le montant de ce don de frais kilométrique est évalué selon un barème kilométrique spécifique. Il correspond à 0,311 euro/km parcouru pour une voiture et à 0,121 euro/km parcouru pour un deux-roues motorisé.
Votre réduction d’impôt varie ensuite selon la nature de l’association :
- Elle est de 66% du montant des frais kilométriques pour les associations reconnues d’utilité publique ;
- Elle est de 75% du montant des frais kilométriques jusqu’à 536 euros et de 66% au-delà, pour les organismes d’aides aux personnes en difficulté fournissant des repas, des soins ou un hébergement.
Exemple : vous avez parcouru 600 km avec votre voiture personnelle, pour votre association d’utilité publique, et vous avez renoncé par écrit au remboursement de vos frais. Vos frais kilométriques s'élèvent donc à 186,60 euros (600 x 0,311) et vous avez droit à une réduction d’impôt de 123,156 euros (66% de 186,60).
