Zoom sur la fiche de présence d’Assemblée générale d’association

L’Assemblée générale (AG) est toujours un moment fort du calendrier d’une association. Elle peut avoir pour objet d’approuver les comptes de l’association ou de procéder à une modification statutaire.

Ce sont les statuts qui définissent les modalités d’organisation d’une AG. Ainsi, il peut être prévu des conditions de quorum. Dans ce cas, la tenue d’une fiche de présence d’Assemblée générale peut s’avérer très utile.

On vous dit tout ce qu’il y a à savoir sur la fiche de présence en Assemblée générale d’association.

Qu’est-ce qu’une fiche de présence d’Assemblée générale d’association ?

La fiche de présence est un document d’Assemblée générale d’association qui doit être signée par tous les membres. Elle permet de connaître le nombre de membres présents à l’Assemblée générale.

En principe, la tenue d’une fiche de présence n’est pas obligatoire. La loi ne prévoit rien à ce sujet. Néanmoins, les statuts peuvent prévoir, par le biais d’une disposition, l’obligation de tenir cette fiche de présence. En pratique, la feuille de présence peut s’avérer très utile lors d’une Assemblée générale.

Quelle est l’utilité d’une fiche de présence en Assemblée générale d’association ?

La fiche de présence peut être très importante lors d’une Assemblée générale d’association. Il s’agit, en effet, du document qui permet de vérifier le respect des conditions de quorum d’association possiblement fixées par les statuts. Le bon déroulement de l’Assemblée générale d’une association est donc conditionné au respect du quorum.

Le quorum d’une Assemblée générale d’association correspond au nombre minimum de membres à réunir pour que l’AG et les délibérations puissent être valables. Ce quorum est prévu dans les statuts. En revanche, si rien n’est prévu dans les statuts, les décisions prises en Assemblée générale d’association sont valables, peu importe le nombre de membres présents ou représentés.

Ce quorum permet de garantir une certaine démocratie dans le processus de prise de décision. En effet, il évite que les décisions soient prises par un petit nombre de membres, peu représentatif de l’AG.

Si les statuts prévoient un quorum, la tenue d’une fiche de présence est alors indispensable pour votre association. En effet, la fiche de présence permet de comptabiliser le nombre de membres présents ou représentés lors de l’Assemblée générale. Dès lors que le nombre de membres est inférieur au nombre minimum requis par le quorum, l’AG et ses délibérations ne peuvent pas être considérées comme valables.

Exemple : les statuts d’une association prévoient un quorum de la moitié des membres de l’association. L’association compte 200 membres. Le jour de l’élection du bureau de l’association, seuls 80 membres signent la fiche de présence. L’Assemblée générale ne peut pas prendre place, puisque la fiche de présence démontre que le quorum n’est pas atteint.

Modèle de fiche de présence d’assemblée générale d’association

La fiche de présence d’une Assemblée générale d’association doit mentionner :

• Le nom de l’association ;
• L’adresse du siège social ;
• La date ;
• Le lieu.

Chaque membre présent signe la fiche, en écrivant son nom, prénom. Si certains membres ne peuvent se rendre à l’AG, ils peuvent opter pour la procuration.

Le nombre de membres présents ou représentés est finalement inscrit en bas de page. Le président de la séance doit signer afin de certifier le document.

Vous pouvez trouver ci-dessous un modèle de fiche de présence pour une Assemblée générale d’association. Veillez néanmoins à adapter ce modèle à votre situation si vous souhaitez l’utiliser.

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