Déroulement de l’Assemblée générale association : les étapes

Vous devez organiser la prochaine Assemblée générale de votre association et vous êtes un peu perdu quant aux formalités à respecter ? Vous participez prochainement à une Assemblée générale de l’association dont vous êtes membre, et vous vous demandez comment cela va se passer ? Découvrez comment se déroule une Assemblée générale d’association. Nous reprenons point par point les dix étapes du déroulement d’une Assemblée générale d’association.

1- La convocation à l’assemblée générale d’association

L’envoi de la convocation à l’assemblée générale (AG) de l’association est un préalable incontournable à la tenue de la réunion.

Que ce soit par mail ou par courrier recommandé, l’ensemble des membres de l’association doivent être avertis par écrit de la tenue de l'Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

Cet envoi est généralement effectué dans les 15 à 30 jours avant la réunion des membres.

Si ce sont les statuts de l’association qui prévoient les modalités de convocation, le document doit contenir à minima :

• la date et l’horaire de la réunion ;
• le lieu où se déroulera l’AG ;
• l’ordre du jour qui doit être clair et précis ;
• les documents annexes nécessaires au vote des résolutions lors de l’AG.

2- L’émargement de la fiche de présence

L’émargement de la fiche de présence est la première étape du déroulement d’une assemblée générale d’association loi 1901.

La fiche de présence de l'association permet de lister nominativement les membres présents en personne à la réunion, et ceux représentés par procuration.

Cette information est particulièrement utile pour vérifier que les règles relatives au quorum sont bien respectées. Il s’agit donc de s’assurer que le nombre de personnes présentes à l’Assemblée générale en comparaison au nombre d’absents est suffisant par rapport à ce qui est prévu dans les statuts.

Si le quorum n’est pas atteint, aucune décision ne pourra être prise.

3- La désignation du président et du secrétaire de séance

Désigner un président et un secrétaire de séance n’est pas une obligation légale. Toutefois, les statuts de l’association peuvent le prévoir expressément.

Leur désignation s'avère particulièrement utile pour garantir que la rédaction du compte-rendu est bien prise en charge et pour diriger les débats.

Dans le cas où un président de séance et un secrétaire de séance sont désignés, cette information sera reportée au procès-verbal de l’assemblée générale.

4- Le discours d’Assemblée générale d’association par le Président

Traditionnellement, le Président de l’association prononce un discours de cinq à dix minutes.

Il reprend généralement les fait marquants de la vie de l’association durant l’année écoulée :

• les événements organisés,
• les départs,
• les nouveaux membres,
• etc.

C’est également l’occasion de remercier les bénévoles pour leur implication et leur travail, ainsi que d’inviter les membres à participer activement à l’organisation des événements associatifs.

5- Le rappel de l’ordre du jour

L’ordre du jour est le fil rouge du déroulement de l’Assemblée générale d’association. Chaque point mentionné dans l’ordre du jour doit être étudié lors de la réunion des membres de l’association.

Cette étude est obligatoire et limitative, c’est-à-dire qu’il n’est pas possible de ne pas soumettre un point présent à l’ordre du jour à la discussion, et il n’est pas non plus possible d’en ajouter un au dernier moment.

Un temps pour les questions diverses peut être prévu, mais il ne doit pas se substituer à un ordre du jour précis. Seules des questions de faibles importances pour la vie de l’association peuvent être traitées dans le cadre des questions diverses.

6- La lecture des rapports

Point incontournable de l’ordre du jour et donc étape essentielle du déroulé d’une AG d’association, la lecture des rapports permet de faire le bilan de l’année passée.

Trois rapports sont lus aux membres :

• le rapport moral ;
• le rapport d’activité ;
• le rapport financier permettant de voter l’approbation des comptes d'association de l’exercice précédent et du prévisionnel pour l’année à venir.

7- Les discussions

C’est l’heure d’ouvrir les débats sur les différentes questions énumérées limitativement dans l’ordre du jour.

Chacun des membres présents peut poser des questions, demander des précisions et proposer des solutions pour résoudre un problème précis.

8- Le vote

Après les discussions s’en suit le vote.

Chaque délibération est soumise à un vote selon le mode de scrutin prévu par les statuts. Ainsi, le vote peut avoir lieu à main levée ou à bulletin secret.

Pour qu’une décision puisse être validée, elle doit répondre aux règles de majorité, là encore précisées dans les statuts. En fonction de ce qui est prévu, la majorité simple peut suffire, mais la majorité absolue voire l’unanimité peut être exigée.

9- Le compte-rendu de l’Assemblée générale d’association

Le secrétaire de séance rédige un compte-rendu de l’Assemblée générale d’association afin de justifier du respect des règles de tenue de l’AG et de formaliser les décisions prises.

Il reprend le déroulé des débats, les questions diverses et le résultat des votes.

Dès lors que ce document est signé par le président de séance et le secrétaire, il pourra valoir comme procès-verbal et avoir force probante.

Il pourra être communiqué aux membres absents à l’Assemblée générale pour les tenir informés des décisions prises.

10- Le pot de l’amitié

Pour clôturer l’Assemblée générale, un moment convivial est toujours le bienvenu. Il permet de remercier les membres de leur participation à l’AG et de pouvoir échanger dans un cadre moins formel.