Quel délai pour envoyer la convocation à l’Assemblée générale d’une association ?

La convocation à l’Assemblée générale d’une association permet d’inviter ses membres à la réunion afin de discuter des grandes orientations et de l’organisation, puis pour prendre les décisions pour l’année à venir.

Pour s’assurer de la présence des membres, il est nécessaire de les avertir de la tenue de cette réunion. Vous vous demandez sous quel délai la convocation à l’Assemblée générale de l’association doit être envoyée ? La loi de 1901 ne prévoit aucune règle en la matière, ce sont donc les Tribunaux qui ont répondu à cette question.

À quelle fréquence à lieu l’Assemblée générale d’une association ?

La loi du 1er juillet 1901 ne fixe pas de fréquence minimum pour réunir l’Assemblée générale d’une association. Il n’existe donc pas d’obligation en la matière.

Toutefois, certains événements nécessitent l’organisation d’une AG. Ce sera tout particulièrement le cas de l’approbation des comptes de l’association qui doit se faire annuellement. C’est pourquoi on parle souvent de l’Assemblée générale annuelle de l’association.

Mais les statuts de l’association peuvent prévoir de se réunir plus souvent ou préciser des événements qui nécessitent de tenir une Assemblée générale, comme :

• la sollicitation d’un agrément ou d’une subvention ;
• une demande de financement bancaire ;
• l’exonération de TVA facturable ;
• la demande de reconnaissance d’utilité publique.

La périodicité de l’assemblée générale dépend donc principalement des statuts. A minima, il faut compter une AG d’association par an pour l’approbation des comptes.

Quel délai pour procéder à l’annonce de l’Assemblée générale de l’association ?

Délai de convocation à l’Assemblée générale ordinaire de l’association

La convocation à l’assemblée générale doit avoir lieu au moins 15 jours avant la date de la réunion. Ce délai minimum est celui fixé par la jurisprudence qui estime qu’il s’agit d’un délai raisonnable pour permettre aux membres de l’association de prendre connaissance des différents éléments fournis, c’est-à-dire l’ordre du jour et les documents annexes.

Les statuts de l’association peuvent prévoir un délai plus long, mais il excède rarement un mois.

Il est important de noter que le début de ce délai commence à courir à la date d’envoi de la convocation. La date de réception effective par le destinataire n’entre donc pas en compte.

Par ailleurs, en cas de non-respect de ce délai minimum de 15 jours ou du délai supérieur prévu par les délais, les résolutions votées lors de l’Assemblée générale de l’association pourront être annulées par le Tribunal.

Délai de convocation à l’Assemblée générale extraordinaire de l’association

Dans certains cas, l’association doit organiser une Assemblée générale extraordinaire. Ce type d’AG est réservé aux décisions les plus impactantes pour la vie de l’association comme sa dissolution, par exemple.

Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment pour statuer sur un ordre du jour très spécifique.

Les règles de convocation à ce type d’AG sont librement fixées par les statuts qui peuvent prévoir des modalités différentes que pour l’Assemblée générale ordinaire.

Toutefois, le délai minimum pour convoquer l’Assemblée générale extraordinaire est lui aussi de 15 jours.

La loi de 1901 régissant les associations leur offre une grande liberté statutaire. Les modalités de convocation d’une Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peuvent donc différer d’une association à l’autre. Mais il existe un délai incompressible de 15 jours pour envoyer la convocation à l’Assemblée générale.

Quelles sont les modalités à respecter pour l’envoi de la convocation à l’AG d’une association ?

Le délai de 15 jours imparti pour envoyer la convocation permet avant tout aux membres de l’association de prendre connaissance de son contenu qui doit notamment mentionner explicitement :

• le nom et l’adresse de l’association ;
• la date de l’Assemblée générale de l’association ;
• l’heure et le lieu où se tiendra la réunion ;
• l’ordre du jour de l’AG ;
• les documents annexes nécessaires à la prise de décision ;
• le nom et la fonction des personnes ayant procédé à l’envoi de la convocation.

La convocation peut être envoyée par courrier postal, envoi simple ou en lettre recommandée avec ou sans accusé de réception, par mail, par affichage ou dans un bulletin de liaison interne. Là encore, il faut se référer aux statuts pour connaître le mode d’envoi.

Cependant, pour vous assurer de la présence du plus grand nombre possible d’adhérents et donc le respect des règles de quorum de l’association, nous vous recommandons de choisir un mode de convocation individuel, donc par courrier postal ou électronique.

Pour avoir plus d'informations, n'hésitez pas à consulter notre fiche sur le déroulement de l'Assemblée générale d'association.