Tenir la comptabilité de son association

Lorsqu’on parle de comptabilité, on pense tout de suite aux sociétés. Et pour cause : toutes les sociétés commerciales doivent tenir une comptabilité ! Mais ce ne sont pas les seules, votre association loi 1901 peut également être tenue par des obligations comptables.

Que vous montiez une association sportive ou culturelle, d’aide à la personne ou de chasse et pêche, vous pouvez être obligé de tenir une comptabilité et de faire approuver vos comptes par vos membres.

Quelles sont les règles comptables pour les associations ? Comment les mettre en oeuvre ? On fait le point !

Mon association doit-elle tenir une comptabilité ?

Faites-vous partie des 3 catégories d’associations qui doivent tenir une comptabilité ?

Vous êtes tenu de tenir une comptabilité si votre association entre dans l'une des catégories suivantes :

• Associations ayant un titre spécifique : sont visées les associations reconnues d’utilité publique, les organismes paritaires agréés, les associations reconnues par arrêté comme ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale, les associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais, les groupements politiques et les associations de financement électoral, les fédérations sportives et certains groupements sportifs.

• Associations qui reçoivent des aides : sont visées les associations qui bénéficient de dons associatifs, les associations qui reçoivent des aides publiques dont le montant est supérieur à 153.000€, et les associations qui sont financées par des collectivités territoriales sur plus de 50% de leur budget ou pour plus de 75.000€.

• Associations qui exercent des activités économiques : sont visées les associations ayant des activités lucratives, des activités économiques et remplissant deux des critères suivants :
  • ressources supérieures à 3,1 millions €,
  • bilan supérieur à 1,55 million €,
  • employant plus de 50 salariés.
• Associations gérant des établissements du secteur sanitaire et social, et les associations qui émettent des valeurs mobilières.

Pourquoi tenir une comptabilité même si je n’y suis pas obligé ?

Si votre association n’entre pas dans l’une des catégories visées au-dessus, elle n’est pas tenue par la loi de tenir une comptabilité. Toutefois, c’est fortement conseillé pour améliorer la gestion de votre association. Cela vous permet notamment de :

• Améliorer la crédibilité de votre association et renforce la confiance en votre projet : présenter des comptes compréhensibles et vérifiables aux membres de l’association permet de renforcer leur confiance dans votre projet associatif et, pour ceux qui n’en font pas partie, de les attirer pour les associer.

• Contrôler vos dépenses et donc … de bien gérer le financement associatif : tenir une comptabilité vous permet d’évaluer les dépenses que vous réalisez et de les ajuster aux ressources dont vous disposez. Une association peut également faire un don. Si c'est le cas, il est important de notifier ce don dans la comptabilité.

• Répondre à vos obligations légales  : en cas de contrôle par l’administration, vous pourrez présenter des comptes régulièrement établis, ce qui évite toute insécurité juridique.

Comment tenir ma comptabilité d’association ?

Tout dépend de la situation de votre association :

• Si votre association doit tenir une comptabilité : elle doit respecter des règles assez strictes similaires aux règles comptables des entreprises. Les règles relatives à la tenue d’une comptabilité sont prévues dans le “plan comptable des associations”. Chaque année, ces associations doivent arrêter leurs comptes et établir leurs comptes annuels, contenants le bilan comptable, le compte de résultat et les annexes explicatives.

• Si votre association n’est pas obligée de tenir une comptabilité : vous êtes libre de choisir de tenir une comptabilité et, surtout, de l’organiser selon vos préférences ! Très souvent, l’entrepreneur choisira de tenir une comptabilité simple, c’est-à-dire un simple document listant toutes les dépenses et recettes de l’association. Ce document peut être un bilan simplifié.

Bon à savoir : utiliser un modèle de facture d'association peut simplifier la suivi de vos comptes.

Qu’est-ce que le bilan comptable d'une association ?

Lorsque votre association est tenue d’établir une comptabilité, elle devra, tous les ans, établir ses comptes annuels.

Concrètement, cela signifie que vous devrez établir 3 documents :

1. Le bilan comptable
2. Le compte de résultat d'association
3. Les annexes

Notez que certaines associations sont dispensées d'établir les annexes : c'est le cas si votre association exerce des activités économiques et ne dépasse pas 2 des 3 seuils suivants : bilan inférieur à 350.000€, chiffre d'affaires à 700.000€ et moins de 10 salariés.

Pour savoir à quoi correspondent ces documents comptables et comment les établir, suivez le guide :

• Le bilan comptable de l'association permet de déterminer la composition de son patrimoine. Il fait état de l’actif (immobilisations, stocks, créances, compte bancaire créditeur) et du passif (apports, dettes et solde négatif du compte en banque). Certaines structures peuvent dresser un bilan simplifié d'association.

• Le compte de résultat permet de déterminer si l’activité est excédentaire ou déficitaire. Il fait état de ce qui a été produit (ventes, subventions de fonctionnement et autres produits) et de ce qui a été dépensé (achats, charges externes, impôts, salaires et charges sociales, charges financières et exceptionnelles, amortissements et provisions). Si la différence entre ce qui a été produit et dépensé est positif alors on dit que le solde de l’association est excédentaire, dans le cas inverse on dit qu’il est déficitaire.

• Les annexes permettent de comprendre les résultats d’exploitation. Elles doivent indiquer les méthodes d’évaluation utilisées, et font notamment état de tableaux des immobilisations, des contributions volontaires, des sommes mises en charges à payer, des échéances de créances à venir etc.

Très souvent, pour établir ses comptes, l’association fera appel à un expert comptable. Déléguer votre comptabilité vous permet de disposer de plus de temps pour vous impliquer dans votre activité associative mais en contrepartie, cela représente un coût. A vous d'en juger ! Pour diminuer les coûts, vous pouvez essayer de gérer seul votre comptabilité. Dans ce cas, n'hésitez pas à vous inspirer de notre modèle de bilan comptable.

Comment approuver les comptes d’une association ?

Contrairement à une idée répandue, ce n’est pas parce que vous devez tenir une comptabilité d’association que vous êtes tenus de faire approuver vos comptes d'association. Seules les associations ayant une activité économique et qui dépassent 2 des 3 seuils suivants sont tenues de faire approuver leurs comptes :

• ressources supérieures à 3,1 millions d’€ ;
• bilan supérieur à 1,55 million d’€ ;
• plus de 50 salariés.

La procédure à suivre est très similaire à celle prévue pour l’approbation des comptes annuels des entreprises. En effet, suite à l’établissement de vos comptes annuels :

• Le commissaire aux comptes d'association, s’il existe, doit certifier les comptes et établir un rapport.

• Le Conseil d’administration doit établir un rapport moral et financier. Le rapport moral présente les valeurs, l’organisation et l’environnement dans lequel s’insère l’association et fait état des projets qui ont été menés pendant l’exercice, et ceux envisagés pour l’avenir. Pour sa part, le rapport financier présente dans les grandes lignes les opérations financières de l’association, son résultat, son patrimoine.

• Les membres réunis en assemblée générale doivent approuver les comptes. La date de tenue de l'assemblée, les règles de convocation et de majorité sont prévues dans les statuts d'association, il vous revient donc de les suivre ! A défaut de précision sur la date de l'AG dans les statuts, gardez en tête que les comptes doivent être approuvés annuellement, et donc dans les 6 mois suivant la clôture des comptes de l'association.

Une fois les comptes approuvés, à la différence des entreprises, toutes les associations ne sont pas obligées de les déposer au greffe ou à la préfecture. Seules les associations qui ont reçu plus de 153.000€ au cours de leur exercice comptable sont tenues de publier leurs comptes annuels. La publication des comptes annuels de l'association s'effectue en ligne. Pour les autres associations, vous n'êtes pas tenues de publier vos comptes mais, bien évidemment, vous pouvez en décider autrement !

Vous connaissez maintenant les règles pour tenir votre comptabilité ! Il ne vous reste qu'à mettre en place votre comptabilité, en faisant appel à un expert comptable ou en utilisant un logiciel de comptabilité en ligne.