Clôture des comptes d’association : comment y procéder ?

En principe, en vertu de la loi 1901, aucune obligation comptable n’est imposée aux associations. Néanmoins, certaines associations doivent tenir une comptabilité. Ces dernières doivent alors procéder chaque année à la clôture des comptes de l’association, qui correspond dans la vie d’une association au passage d’un exercice à un autre. La clôture des comptes donne lieu à la procédure d’approbation des comptes de l’association.

Quelles sont les règles juridiques et comptables, ainsi que les étapes qui encadrent la clôture des comptes d’une association ? On fait le point.

Qu’est-ce que la clôture des comptes d’une association ?

La clôture des comptes d’association sert de transition entre la fin de l’exercice comptable annuel en cours et le début du nouvel exercice. 

D’une manière générale, la durée d’un exercice comptable est de 12 mois. Toutefois, une exception existe pour le premier exercice comptable d’une association qui peut être inférieur ou supérieur à 12 mois (dans la limite de 24 mois). 

La clôture des comptes est donc une date importante dans la vie de l’association. Elle met un terme à l’exercice comptable et permet de :

• figer les résultats de cet exercice ;
• poser les bases du nouvel exercice. 

La clôture des comptes permet de garantir à vos membres, adhérents et donateurs, une transparence dans la tenue des comptes de l’association.

Il est également possible que la date de clôture des comptes de l’association dépende d’un texte de loi. C’est notamment le cas des associations de services à la personne ou de certaines fédérations (chasse, par exemple.)

Quelles sont les étapes de la clôture des comptes d’association ?

L’établissement des comptes

Tout au long de l’année, les écritures comptables doivent être passées par le trésorier de l’association. Celui-ci peut se faire accompagner des services d’un expert-comptable, si l’association est importante. 

Les comptes sont ensuite vérifiés en réalisant notamment :

• un rapprochement bancaire. Le solde du compte doit être cohérent avec le solde inscrit en comptabilité et doit prendre en compte les mouvements prévus mais non encore passés ;
• une vérification des dettes et des créances de l’association ;
• une vérification de la balance comptable, qui doit être équilibrée (débits = crédits).

L’arrêté des comptes

L’arrêté des comptes intervient à la date de clôture de l’exercice comptable de l’association. Celle-ci est prévue dans les statuts. En pratique, c’est souvent le 31 décembre. Il fige le résultat de l’association à cette date, après l’établissement et la vérification des comptes par l’organe comptable.

L’approbation des comptes en AG

Les comptes tels qu’ils ont été arrêtés sont ensuite soumis à l’approbation de l’organe compétent en la matière. Cet organe est également fixé par les statuts. Il peut s’agir du conseil d’administration, du bureau ou bien de l’assemblée générale.

Le résultat est ensuite affecté, selon qu’il est positif ou négatif. Il peut être affecté en réserves ou en report à nouveau.

Le dépôt des comptes de l’association au JOAFE

Certaines associations ont obligation de déposer les comptes de l’association ainsi que le rapport du commissaire aux comptes au JOAFE. Ces associations sont celles qui ont reçu 153.000 € et plus de dons ou subventions. Le délai de publication est de 3 mois à compter de leur approbation. 

Quelles sont les écritures comptables à passer pour la clôture des comptes d’association ?

La valorisation des stocks

Il est fréquent qu’une association possède des stocks : cela peut être des goodies, des tee-shirts, etc. Ces stocks sont un actif qui doit être comptabilisé. Ils doivent être comptés en nombre d’unités, puis valorisés en fonction de la valeur unitaire de chaque produit en stock. 

Ensuite, la valeur totale du stock doit être inscrite à l’actif du bilan :

• au débit d’un compte de classe 37 ;
• au crédit de la catégorie 603000.

Les produits et charges constatés d’avance

Les produits et charges constatés d’avance sont des produits ou charges comptabilisés sur un exercice, mais qui vont concerner l’exercice comptable suivant. Ils doivent donc être régularisés lors de la clôture des comptes de l’association. Il peut par exemple s’agir d’une cotisation payée durant l’année N mais qui concerne une adhésion à cheval sur les années N et N+1. 

Ces PCA et CCA doivent donc être enregistrées comptablement avant la clôture. Pour les PCA (le cas le plus courant relatif aux adhésions), il faut :

• débiter le compte 756 (adhésion) ;
• créditer le compte 487.

Les factures non parvenues (FNP)

Les factures non parvenues concernent les prestations qui ont déjà été effectuées lors de l’exercice comptable que l’on s’apprête à clôturer. Si l’association n’a pas encore reçu la facture correspondante, il s’agit d’une FNP. 

Les FNP doivent être enregistrées à la clôture comme suit :

• en débitant le compte de classe 6 correspondant ;
• et en créditant le compte 408.

Les autres écritures comptables

Enfin, à la clôture des comptes d’association, il est nécessaire de reporter le résultat au bilan, et de comptabiliser les à-nouveaux sur l’exercice suivant.

Clôture des comptes d’association : et après ?

Certaines associations sont tenues de procéder à une présentation des comptes d’association 1901 en assemblée générale annuelle. C’est alors cette dernière qui vote l’approbation des comptes de l’association. Les statuts peuvent préciser la date de l’assemblée générale d’association. Si cette date n’est pas mentionnée, sachez que les comptes doivent être approuvés annuellement, et donc dans les 6 mois suivant la clôture des comptes.

En fonction de la nature de vos activités et de la taille de l’association, il se peut que vous soyez tenu de nommer un commissaire aux comptes d’association. Le rôle du commissaire aux comptes d’association réside principalement dans la vérification des comptes de l’association. À ce titre, il veille au bon contrôle des comptes de l’association et garantit la transparence de gestion de l’association. 

La publication des comptes annuels d'association est obligatoire dès lors qu’une association a perçu des dons et/ou des subventions pour un montant supérieur à 153.000 € au cours de l’exercice comptable. Le dépôt et la publication des comptes de l’association s’effectuent en ligne.

Pour en savoir davantage sur le fonctionnement d’une association, n’hésitez pas à télécharger le guide de l’association.

FAQ

Quels sont les délais d’approbation des comptes pour une association ?

L’approbation des comptes d’une association se réalise lors de l’assemblée générale ordinaire. Elle doit être effectuée chaque année et dans un délai de 6 mois après la clôture des comptes de l’association.

Qui arrête les comptes d’une association ?

Dans une association, c’est le conseil d’administration qui est en charge de l’arrêté des comptes. Ensuite, l’assemblée générale doit les approuver lors d’un vote.

Quel document pour clôturer un compte association ?

Un compte bancaire d’association se clôture au moyen d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Celle-ci doit contenir les coordonnées de l’association, le numéro de compte à clôturer ainsi que le compte de transfert le cas échéant, la date, le lieu et la signature de la personne en charge des comptes. Ce courrier doit s’accompagner de la restitution des moyens de paiement. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Règlement (16 février 1999) relatif aux modalités d'établissement des comptes annuels des associations et fondations
• Règlement (5 décembre 2018) relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif