Chèque emploi associatif (CEA) : comment ça fonctionne ?

Si vous êtes intéressé par la création d’association, le chèque emploi associatif est un dispositif très intéressant à connaître. Proposé aux fondations et aux associations à but non lucratif, il simplifie les différentes formalités liées au recrutement de salariés d'association. Voici les principales informations à connaître au sujet du chèque emploi associatif.

Qu’est-ce que le chèque emploi associatif ?

Le Chèque Emploi Associatif (CEA) est un dispositif qui permet de gérer facilement les formalités liées à l’embauche et à la gestion des salariés recrutés au sein d’une association à but non lucratif ou d’une fondation.

Ce dispositif comprend :

• la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
• l’établissement du contrat de travail entre l’employeur et le salarié ;
• la déclaration du salarié au service de santé au travail ;
• la déclaration des salaires versés au salarié auprès des organismes intéressés ;
• le calcul et le paiement des cotisations sociales ;
• le calcul pour le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu (si le salarié est imposable) ;
• l’édition des bulletins de paie du salarié.

Comment adhérer au chèque emploi associatif ?

Si vous êtes président d’une association à but non lucratif, d’une association de financement électoral ou d’une fondation et que vous répondez aux différentes conditions d’application du CEA, vous pouvez demander à bénéficier de ce dispositif.

À noter que l’application du dispositif chèque emploi associatif n’est pas automatique et doit faire l’objet d’une adhésion en ligne auprès du Centre National du Chèque Emploi Associatif (CNCEA).

Ainsi, pour profiter du chèque emploi associatif, l’adhésion au CNCEA est obligatoire. Vous pouvez effectuer une demande directement en ligne sur le site de l’organisme. Lorsque vous arrivez sur la page d’accueil du site, il est possible d’ effectuer une demande d’adhésion au chèque emploi associatif avec votre numéro Siret.

Attention, lors de votre demande d’adhésion au dispositif chèque emploi associatif, l’adhésion à une mutuelle est obligatoire, entre autres. Le CNCEA ne s’occupe pas de l’ensemble des adhésions et vous demande de justifier d’avoir :

• rempli le dossier d’affiliation auprès des organismes sociaux concernant les cotisations sociales devant être versées au titre de l’emploi d’un salarié (retraite complémentaire, prévoyance, complémentaire santé, etc.) ;
• souscrit à un organisme de formation professionnelle continue ;
• contacté la médecine du travail afin de satisfaire à toutes vos obligations en tant qu’employeur concernant les conditions de travail et la santé de vos salariés.

Une fois que vous avez communiqué les documents demandés, vous pouvez commencer à bénéficier de ce dispositif vous proposant gratuitement la réalisation de toutes les formalités relatives à vos salariés.

Comment fonctionne le chèque emploi associatif ?

Une fois l’adhésion au chèque emploi associatif faite, l’espace employeur vous permet de réaliser toutes les formalités concernant vos salariés. Chaque mois, vous devez déclarer chacun de vos salariés pour remplir vos obligations en matière d’embauche et d’emploi.

Formalités relatives à l’embauche et la rupture de contrat des salariés avec le chèque emploi associatif

Grâce à votre espace employeur, il vous est possible de gérer les formalités liées à l’embauche et à l’emploi de vos salariés.

La déclaration d’un nouveau salarié

Au moment de l’adhésion au CNCEA, vous devez déclarer vos éventuels salariés déjà recrutés au sein de son équipe.

Par la suite, dès que vous recrutez un nouveau salarié, vous devez en informer le CNCEA en vous connectant directement à votre espace employeur sur le site. Vous pouvez y trouver un formulaire destiné à la déclaration d’un nouveau salarié au sein de votre association ou de votre fondation.

La déclaration de votre nouveau salarié fait office de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et de contrat de travail. La déclaration du salarié doit être effectuée quel que soit le contrat de travail (CDI ou CDD), et ce, au plus tard dans les minutes qui précèdent la prise de poste du salarié.

La rédaction d’un contrat de travail pour les cas particuliers

Avec le dispositif chèque emploi associatif, une association ou une fondation est dispensée de rédiger elle-même, ou de faire rédiger par un professionnel, un contrat de travail pour ses salariés. Le CNCEA se charge de rédiger le contrat de travail et de l’envoyer aux personnes intéressées.

Cependant, les contrats de travail généralement proposés par les services du CNCEA ne comprennent pas les différentes dispositions relatives à des conditions de travail particulières.

Dès lors, si vous avez recruté un salarié en lui proposant des horaires de travail décalés, des conditions de travail particulières ou bien encore un temps partiel, mieux vaut rédiger un contrat de travail plus détaillé. L’objectif ici est d’encadrer la relation de travail sans ambiguïté concernant l’interprétation des tâches dévolues au salarié, grâce à la rédaction de clauses particulières.

La rupture du contrat de travail

Lors d’une rupture du contrat de travail, vous devez cocher la case "départ définitif" sur la déclaration de salaire, via le volet social. Le dispositif chèque emploi associatif ne permet pas d’établir les documents relatifs à la rupture du contrat de travail.

Ainsi, c’est à vous de fournir l’attestation employeur pour France Travail, le certificat de travail et le reçu pour solde de tout compte à remettre au salarié.

Déclaration des rémunérations, calcul et prélèvement des cotisations

Depuis l’espace employeur, il vous est possible d’effectuer les déclarations mensuelles opur établir les bulletins de salaire et calculer les charges sociales.

La déclaration mensuelle des rémunérations

Chaque mois, vous devez déclarer les éléments de rémunération de vos salariés à l’aide du volet social, disponible dans votre espace employeur. Vous déclarez le salaire, les absences, les congés payés, etc., de vos salariés.

Cette déclaration mensuelle doit être effectuée avant le 5 du mois suivant les éléments concernant la paie. Par exemple, pour le bulletin de salaire du mois de mai, la déclaration doit être effectuée avant le 5 juin.

Lorsque vous êtes adhérent au dispositif service emploi associatif, les charges et contributions à payer sont calculées par le CNCEA, en tenant compte des exonérations et des allégements qui s’appliquent.

Le CNCEA calcule également le montant net social (MNS) qui doit obligatoirement apparaître sur les bulletins de salaire depuis le 1er janvier 2024, sans action de votre part. Ce montant net social correspond au revenu pris en compte pour l’attribution de certaines prestations sociales (RSA, prime d’activité, etc.).

L’établissement des bulletins de salaire et déclarations de charges sociales

Une fois les déclarations effectuées pour chaque salarié, les attestations d’emploi (valant bulletins de salaire) et les décomptes de cotisations sont disponibles dans l’espace employeur à compter du 6 du mois. Une notification vous est envoyée par mail. Il vous appartient alors d’imprimer les bulletins de salaire pour les remettre à vos salariés.

Les cotisations sont ensuite prélevées par l’Urssaf sur le compte bancaire de l’association ou de la fondation. Le paiement se fait le 15 du mois, en un seul règlement, par prélèvement automatique. Ainsi, les cotisations afférentes au bulletin de salaire du mois de mai sont prélevées le 15 juin.

Le CNCEA se charge également des déclarations annuelles gérées dans le cadre du dispositif : état récapitulatif annuel, transmission de la masse salariale annuelle, attestation fiscale, etc.

Le paiement des salariés

Le paiement des salaires est soumis aux règles de droit commun. L’employeur peut payer le salarié par virement, par chèque bancaire, en liquide, ou encore via formule de chèque spécifique chèque emploi associatif. Ce dernier s’encaisse comme un chèque bancaire classique.

Quelles différences entre le chèque emploi associatif et le dispositif Impact Emploi ?

Le dispositif Impact Emploi est un outil proposé par l’Urssaf qui permet aux associations de déléguer à un tiers de confiance les formalités liées à l’embauche et à l’établissement des bulletins de salaire.

Les principales différences entre ce dispositif et le chèque emploi associatif sont les suivantes :

• Le dispositif Impact Emploi est payant, alors que le chèque emploi associatif est gratuit. Une tarification forfaitaire est en effet versée au tiers de confiance.
• Le dispositif Impact Emploi est réservé aux associations relevant du régime général de moins de 20 salariés. Le chèque emploi associatif quant à lui ne présente plus de limites d’effectifs depuis 2019.
• Le dispositif Impact Emploi va plus loin que le chèque emploi associatif puisque les adhérents bénéficient d’une veille juridique, et de formation pour les dirigeants associatifs.

Dès à présent, vous connaissez tout du fonctionnement du chèque emploi associatif. N’hésitez pas à en faire la demande auprès du CNCEA pour faciliter la gestion des salariés de votre association ou de votre fondation.

FAQ

Comment contacter l’Urssaf pour un CEA ?

Pour le dispositif chèque emploi associatif (CEA), l’Urssaf dispose d’un site dédié : cea.urssaf.fr. Il vous est possible de joindre un conseiller par téléphone au 0 810 19 01 00 (lundi au vendredi de 9h00 à 17h00) ou par mail à l’adresse cea@urssaf.fr

Faut-il faire signer un contrat de travail au salarié en plus du chèque emploi associatif ?

Dans la plupart des cas, l’adhésion au dispositif chèque emploi associatif dispense l’employeur d’établir un contrat de travail. Cela doit être fait seulement si vous embauchez un salarié avec des conditions de travail particulières (horaires décalés, temps partiel, etc.).

Est-ce qu'une association peut payer en chèque emploi service ?

Le chèque emploi service est destiné aux particuliers employeurs. Une association ne peut donc pas payer ses salariés avec ce dispositif. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Article L 1272-4 - Code du travail
• Articles D1272-1 à D1272-10 - Code du travail