Changement de bureau d’une association : comment ça marche ?

Quelques mois se sont écoulés depuis la création de votre association loi 1901, et il est déjà temps de changer de dirigeants ? Dans certains cas, il s’agit d’une complète passation, avec un renouvellement de l’ensemble des membres du bureau. Dans d’autres, il suffit de remplacer un membre sur le départ. Mais dans les deux cas, pour être effective, cette modification d’association doit faire de formalités en plusieurs étapes, dont une déclaration en préfecture. 

Vous souhaitez connaître les formalités et documents nécessaires pour le changement de bureau d’une association ? Pour bien comprendre les enjeux de cette modification et les possibles sanctions en cas de non-respect, Legalstart vous livre les informations essentielles de cette formalité de la vie associative.

Qu’est-ce que le bureau d’une association ?

Le bureau d’une association est son organe exécutif. Il se compose de plusieurs membres qui s’occupent de la gestion de l’association. C’est généralement l’organe qui va convoquer l’assemblée générale, rédiger les procès-verbaux, etc. 

En principe, le bureau d’une association se compose au minimum de 3 membres dont les attributions sont définies dans les statuts de l’association :

• le président d'association : il est mandaté par l’association pour la représenter, c’est donc lui qui engage l’association auprès des tiers. Tous les contrats, partenariats, et les formalités administratives doivent donc être signées par lui. Attention : il n'est pas pour autant habilité à prendre toutes décisions seul : le conseil d'administration ou l'AG doivent être consultés pour les décisions les plus importantes.
• le trésorier d'association : il est responsable de la gestion financière de l’association. Il est donc autorisé à signer les documents bancaires et gère la comptabilité de l’association. Il doit faire preuve de diligence dans le respect des obligations comptables de l’association.
• le secrétaire général d'association : c’est lui qui s’occupe de la gestion administrative de l’association. C’est souvent lui qui convoque l’assemblée générale et établit les procès-verbaux. Il a donc un rôle de formaliste au sein de l’association.

Quand faut-il procéder à un changement de bureau d’association ?

Les raisons d’un changement de bureau d’association sont multiples. Il peut s’agir :

• de la révocation du président ;
• de son décès ;
• de la démission d’un membre ;
• d’une interdiction de gérer prononcée à l’encontre du président de l’association ;
• d’une fin de mandat. En effet, certaines dispositions statutaires peuvent limiter la durée du mandat des membres du bureau. Il convient donc de procéder régulièrement à de nouvelles élections pour reconstituer le bureau de l’association. 

Dans les associations étudiantes notamment, il n’est pas rare de procéder tous les ans à une « passation » de l’ancienne promotion à la nouvelle. À cette occasion, les étudiants procèdent au changement de bureau en début d’année scolaire ou universitaire par exemple. Quoiqu’il en soit, le changement de bureau d’une association de manière régulière permet de conserver un mode de fonctionnement démocratique au sein de la structure.

Comment faire un changement de bureau d’association ?

Le changement de bureau d’association suit plusieurs étapes administratives incontournables.

Convocation et tenue de l’assemblée générale

Le renouvellement du bureau d'une association est effectué en assemblée générale. L’ordre du jour doit mentionner explicitement l’élection des nouveaux membres du bureau. Ce sont les adhérents qui votent : les modalités de vote, de scrutin et de renouvellement sont indiquées dans les statuts.

Rédaction du PV de changement de bureau d’association

Une fois l’élection terminée, un PV de changement de bureau d’association est rédigé. Ce document formalise les résultats du vote et la désignation des nouveaux dirigeants. Il est signé par le président et le secrétaire de séance et doit être conservé dans les archives de l’association.

Modification des statuts

La décision de changement de bureau peut entraîner également une modification des statuts de l'association si le nom des membres y figure. Pour cette raison, lors de la création de votre association, il est préférable de ne pas faire figurer le nom des membres du bureau directement dans les statuts, mais plutôt dans le procès-verbal de nomination. 

En cas de modification des statuts, qui devra être actée durant l’assemblée générale, celle-ci sera également déclarée en préfecture et fera l’objet d’une publication au Journal Officiel.

Déclaration en préfecture

La déclaration du changement de bureau d’association doit être faite dans un délai de trois mois auprès du greffe des associations, en préfecture ou sous-préfecture. 

Il est possible d’enregistrer la modification du bureau d’association en ligne. Cela peut aussi être effectué par courrier en remplissant un Cerfa de changement de bureau d’association, qui est le Cerfa n° 13971*03. Celui-ci doit être rempli et signé par le nouveau représentant légal. 

Bon à savoir : si vous vous rendez sur place pour déclarer le changement, c’est au nouveau dirigeant de se présenter. 

Ce formulaire Cerfa doit être accompagné :

• du PV de changement de bureau d’association. En l’absence de PV, il n’y a pas de formalisme obligatoire. Vous pouvez vous inspirer d’un modèle de lettre de changement de bureau d’une association, pour n’oublier aucune mention légale ;
• de la liste des nouveaux membres du bureau ;
• d’une copie des nouveaux statuts le cas échéant. 

À réception de la formalité et sous 5 jours, un récépissé de déclaration vous est remis par l’administration.

Formalités auprès de la banque

Une fois votre modification effectuée à la préfecture, n'oubliez pas de vous occuper des procurations bancaires ! Elles doivent être modifiées pour autoriser les nouveaux membres (surtout le trésorier et le président) à faire fonctionner les comptes de l’association. 

Vous devez également faire modifier les coordonnées (nom et adresse) des destinataires des documents financiers et des moyens de paiement. Enfin, il faudra transmettre les codes d’accès aux nouveaux dirigeants.

Quelle sanction en cas de non-déclaration du changement de bureau d’une association ?

Ne pas déclarer un changement de bureau d’association dans les délais peut entraîner des sanctions. Selon la loi 1901, une amende pouvant atteindre 1.500 € est prévue à l’encontre des dirigeants. Elle peut être portée à 3.000 € en cas de récidive. Tant que la modification n’a pas été enregistrée, les anciens dirigeants restent officiellement responsables aux yeux de la loi.

Quelles sont les conséquences du changement de bureau d’association ?

Un changement de bureau d’association a plusieurs impacts, notamment sur les pouvoirs et la responsabilité des membres. 

Les nouveaux dirigeants prennent en charge les missions administratives et financières de l’association. Ils héritent aussi des obligations comptables et fiscales en cours. Afin de connaître l’étendue de leurs pouvoirs, ils doivent consulter les statuts et le règlement intérieur, qui les précisent. Ils doivent également s’assurer que les finances ont été bien gérées, en établissant et vérifiant les comptes de l’association.

À la suite du changement de bureau de l’association, les anciens membres du bureau cessant leurs fonctions doivent également procéder à la restitution de tous les documents relatifs à l’association qu'ils auraient en leur possession. 

Enfin, il est recommandé de prévoir une période de passation, durant laquelle anciens et nouveaux dirigeants pourront échanger et se transmettre les informations pertinentes.

FAQ

Comment rédiger le PV de changement de bureau d'association ?

Le PV de changement de bureau d’association doit indiquer la date et le lieu de l’assemblée générale, l’ordre du jour, le détail des membres présents et représentés, les débats, les votes et les noms des nouveaux membres élus. Il est signé par le président et le secrétaire de séance et doit être conservé dans les archives de l’association.

Comment transférer le siège d'une association ?

Le transfert du siège d’une association est une formalité qui nécessite plusieurs étapes :

• voter la modification en assemblée générale ;
• rédiger un procès-verbal ;
• déposer un dossier auprès de la préfecture avec le Cerfa correspondant ;
• publier le transfert de siège d’association au JOAFE.

Comment déclarer un changement de membres du bureau d’une association ?

La déclaration d’un changement de membres du bureau d’une association se fait auprès de la préfecture, en ligne, sur place ou par courrier via un Cerfa de changement de bureau d’association. Elle doit inclure le PV de changement de bureau d’association s’il existe (ou un courrier de déclaration de changement) et la liste des nouveaux membres. 

Principales sources législatives et réglementaires :

• Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association
• Décret du 16 août 1901 pris relatif au contrat d'association