Bulletin d’adhésion d’association : pourquoi et comment le créer ?

Si vous comptez créer une association, vous devez réfléchir à la manière dont les futurs membres vont adhérer à votre structure. Il convient de leur demander de remplir un bulletin d'adhésion d’association afin de formaliser leur inscription. Dans cette fiche pratique, nous vous dévoilons l'intérêt de ce document, les mentions à y inscrire, et nous vous proposons un modèle de bulletin d’adhésion à une association gratuit à télécharger.

Qu’est-ce qu’un bulletin d’adhésion d’association ?

Le bulletin d’adhésion d’association est le document permettant à un particulier ou une entreprise de devenir membre d’une association. Cette fiche est essentielle pour officialiser l’arrivée de nouveaux adhérents. Elle est valable pour toute la durée de l’adhésion, sauf clause particulière dans les statuts. 

Ce formulaire peut être librement créé en format physique (sur une feuille A4) ou de façon dématérialisée. Dans les deux cas, il est recommandé de donner au nouveau membre une preuve de son adhésion. C’est pourquoi ce bulletin se décompose en deux parties distinctes :

• la première est conservée par l’association afin de mettre à jour la liste des membres. Elle contient la signature de l'adhérent ;
• la seconde est gardée par l’adhérent. Elle présente la signature de l’association ou de son représentant, et permet au membre de justifier le paiement de sa cotisation, le cas échéant.

Est-ce obligatoire de prévoir un bulletin d’adhésion d’association ?

Non, un bulletin d’adhésion d’association n’est pas obligatoire pour formaliser l’entrée de nouveaux membres au sein d’une association, sauf mention contraire explicite dans les statuts de l’organisation. Néanmoins, il est vivement conseillé de proposer aux nouveaux adhérents de remplir ce document, afin d’officialiser leur arrivée au sein de la structure.

Pourquoi faire compléter un bulletin d’adhésion d’association ?

Il demeure très utile de faire remplir ce document. D’une part, il formalise la volonté de l'adhérent de rejoindre la structure. Il atteste, par sa signature, qu’il accepte et se conforme aux règles de l’organisation, contenues dans son règlement intérieur et ses statuts. 

D’une autre part, l’association récupère les informations dont elle a besoin. Elle met alors à jour facilement le fichier de ses membres.

Que doit contenir un bulletin d’adhésion d’association ?

Avant de créer ou de télécharger un modèle de formulaire d’adhésion d’association, il convient de savoir que ce document doit contenir certaines mentions obligatoires. Tout bulletin comprend des informations relatives à l’association et au nouveau membre. Les renseignements requis diffèrent si l’adhérent est une personne physique ou morale.

Les mentions générales dans un bulletin d’adhésion d’association

Ce document comprend tout d’abord des informations relatives à l'association, telles que :

• sa dénomination ;
• l’adresse de son siège ;
• le montant de la cotisation, s’il y en a une, et les modalités de son versement (par espèce, chèque et/ou virement) ;
• les modalités d’inscription, dont la liste des documents à joindre au formulaire. 

Par ailleurs, si le membre est une personne physique, il doit renseigner les éléments suivants :

• ses nom et prénom ;
• son adresse ;
• sa date de naissance ;
• les moyens de le joindre (téléphone et/ou mail). 

Enfin, tout modèle de fiche d’adhésion à une association doit comporter les informations supplémentaires qui suivent :

• la mention de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (conformité RGPD) ;
• le lieu et la date de la signature du document ;
• les signatures de l’adhérent et de l’association ou de son président ;
• une autorisation parentale, si l’adhérent est mineur.

La mention RGPD dans un bulletin d’adhésion d’association

Le bulletin doit obligatoirement comporter une mention qui concerne l’utilisation des données des adhérents, pour se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données personnelles (RGPD). Les membres ont un droit de regard et de rectification au sujet des renseignements qu’ils fournissent. Ces éléments peuvent d’ailleurs être supprimés à sa demande lorsqu’il sort de la structure associative. La formulation de cette mention est libre.

Le bulletin d’adhésion à une association pour une entreprise

Si une entreprise devient membre d’une association, elle doit renseigner les informations suivantes :

• sa forme juridique ;
• sa raison sociale ;
• son numéro SIREN ;
• son numéro de téléphone ;
• l’adresse de son site Internet, si elle en a un.

Quel format doit avoir un bulletin d’adhésion d’association ?

Le format du bulletin d’adhésion est totalement libre. L’association peut proposer un formulaire en format papier ou dématérialisé. Il est d’ailleurs possible de créer un bulletin d’adhésion à une association en ligne sur des sites spécialisés. 

Le format dématérialisé est d’ailleurs pratique pour les structures associatives. Elles conservent facilement les données, et peuvent les joindre dans un tableur. De leur côté, les membres n’ont qu’à remplir le document en ligne, sans devoir le poster ou se rendre au bureau de l’organisme.

Modèle de bulletin d’adhésion d’association gratuit

Afin de simplifier la gestion de l’association et l’arrivée de nouveaux adhérents, il peut être judicieux d’utiliser un modèle de bulletin d’inscription à une association plutôt que d’en créer un vous-même. Pour cela, vous pouvez utiliser notre exemple de bulletin d’adhésion d’association :

FAQ

Qui peut adhérer à une association ?

Toute personne habilitée peut adhérer à une association. Il peut s’agir d’une personne physique (majeure ou mineure), ou bien d'une personne morale. Si un enfant ou un adolescent rejoint une structure associative, ses parents doivent donner leur consentement.

Est-ce obligatoire de payer une cotisation pour adhérer à une association ?

Non, il n’est pas obligatoire de payer une cotisation. Cela dépend des modalités d’inscriptions prévues par la structure. Toutefois, si celle-ci impose le paiement d’une contribution pour l’aider à la faire fonctionner, ce paiement est obligatoire pour entrer au sein de l’association.

Comment faire un reçu de cotisation à une association ?

Le reçu de cotisation doit préciser le montant du versement, la date de réception du paiement, ainsi que la date de début et de fin de l’adhésion correspondant à la cotisation.