Budget prévisionnel d’association : comment l’établir et l’analyser ?

Si vous souhaitez vous lancer dans la création d’une association mais que vous avez des appréhensions sur les règles de gestion qui s’appliquent à cette structure, pas de panique. 

D’une manière générale, les associations ont un fonctionnement très souple qui est mis en place par les fondateurs. Toutefois, malgré l’allègement des obligations administratives et comptables, certains documents comptables peuvent être utiles à la bonne gestion de votre association. C’est le cas du budget prévisionnel de l’association. 

Pourquoi établir un budget prévisionnel d’association ? Est-il toujours obligatoire et comment bien l’élaborer ? Legalstart vous donne les informations essentielles.

Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel d’association ?

Quelle que soit la taille de votre structure, le budget prévisionnel d’une association loi 1901 reste un élément important et utile. Il s’agit d’un véritable outil de gestion de l’association. Il permet d’anticiper les besoins futurs, de planifier et d’évaluer les besoins de financement de l’association. 

Par définition, le budget prévisionnel d’une association est donc un document comptable qui anticipe les ressources ainsi que les dépenses de la structure pour l’année qui arrive.

Est-ce obligatoire de faire un budget prévisionnel d’association ?

La création d’un budget prévisionnel d’association n’est obligatoire que pour certaines associations. Toutes les associations loi 1901 n’ont pas nécessairement les mêmes obligations comptables. Certaines peuvent se contenter d’un simple registre des recettes et dépenses. D’autres ont l’obligation de présenter un véritable bilan financier, qui doit être déposé annuellement à l’occasion de l’approbation des comptes de l’association.

Par exemple, le vote d’un budget prévisionnel pour une association culturelle peut être obligatoire si elle dépasse certains seuils. À l’inverse, une autre association culturelle bien plus modeste n’aura pas besoin d’établir de budget prévisionnel. 

Les associations qui ont l’obligation d’établir un budget prévisionnel sont celles pour lesquelles il est obligatoire d’établir un bilan financier d’association. Parmi elles, on retrouve :

• les associations reconnues d’utilité publique ;
• les associations bénéficiant d’un financement public ;
• les associations gérant des établissement de secteur sanitaire, médico-social et social ;
• les associations ayant une forte activité économique (qui dépassent certains seuils) ;
• les associations de courses de chevaux ;
• les associations disposant d’un agrément spécifique ;
• les associations qui le prévoient dans leurs statuts, etc.

Pourquoi établir un budget prévisionnel d’association ?

Même si votre association n’est pas obligée d’établir un budget prévisionnel, il est tout de même bon d’avoir une estimation de l’évolution de l’association à moyen et long terme. Ce document est utile lorsque vous devez déposer vos comptes et rédiger un rapport d’activité. En effet, vous vous appuyez généralement sur le budget prévisionnel pour présenter les perspectives d’avenir de l’association. 

La réalisation d’un prévisionnel est utile à plusieurs titres pour la vie de l’association, pour :

• anticiper les recettes, les dépenses et piloter la gestion comptable tout au long de l’année ;
• informer et associer les membres aux futures actions de l’association ;
• aider à l’obtention de financements et subventions de la part de l’État, des institutions ou d’investisseurs. 

En établissant un budget prévisionnel de l’association dans un tableau excel, les dirigeants peuvent plus facilement élaborer une stratégie à moyen et long terme. Vous pouvez également penser dès maintenant à votre dossier sponsoring, si vous souhaitez obtenir l'aide de partenaires pour financer votre association. 

Par exemple, décembre est un mois propice à l'envoi du cerfa pour une demande de subvention, car le budget prévisionnel sera en cours de rédaction et permettra l'inclusion directe de la demande.

Que contient un budget prévisionnel d’association ?

Pour faire simple, le budget prévisionnel est une estimation des recettes et des dépenses que votre association va réaliser durant le prochain exercice.

Vous n’avez pas encore de modèle de budget prévisionnel pour votre association mais vous avez établi son bilan financier ? Vous pouvez vous inspirer du compte de résultat de l’exercice passé. Il reprend les produits et les charges réelles que l’association a réalisé. Cela vous donne un premier aperçu des frais fixes engendrés par l’activité de l’association. Vous pouvez également partir d’un budget prévisionnel d’association vierge.

Que vous ayez l’obligation de dresser un budget prévisionnel ou que vous choisissiez de le faire volontairement, la même interrogation demeure. Comment bien remplir le budget prévisionnel de votre association ?

Comment faire un budget prévisionnel d’association ?

Étape 1 : définir la méthode à utiliser

Pour établir votre budget prévisionnel d’association, deux méthodes s’offrent à vous. 

• Partir des dépenses prévues : généralement, vous connaissez au moins les charges fixes (locaux, salaires, électricité, etc). Il vous faut ensuite déterminer les charges attendues pour le prochain exercice afin d’avoir une idée précise des charges prévisionnelles. À partir de cette estimation, il vous faut prévoir les ressources (produits) nécessaires à couvrir les dépenses envisagées.
• Partir des recettes attendues : si vous savez que vous allez avoir une importante rentrée d’argent grâce à l’organisation d’un événement associatif par exemple, il vous est possible de programmer vos dépenses en conséquence.

Étape 2 : créer son tableur

Il n’existe pas de règles contraignantes relatives à la présentation du budget prévisionnel. Vous pouvez vous inspirer d’un exemple de budget prévisionnel d’association pour vous aider dans la création du vôtre.

Afin de visualiser et remplir simplement son prévisionnel, l’utilisation d’un tableur informatique est recommandé.

Comment préparer votre fichier de budget prévisionnel ? Voici les informations à retenir :

• Créez une feuille comportant le prévisionnel global de l’association.
• Créez également une feuille par projet porté par l’association.
• Dans chaque feuille, ajoutez une colonne « dépenses » (ou charges) et une colonne « recettes » (ou produits) pour décrire les différents postes prévisionnels.
• Ajoutez également 2 colonnes « montants » où vous reporterez les sommes correspondantes pour les dépenses et les recettes.
• Enfin, une dernière colonne « montant réel » sera à remplir en fin d’exercice. 

Vous pouvez utiliser le budget de l’exercice précédent pour estimer les montants à rentrer dans votre tableau.

Étape 3 : entrer les dépenses prévues

Au titre des dépenses ou charges de l’association, vous pouvez entrer dans votre tableur :

• les charges de loyer ou de crédit immobilier du local ;
• les salaires (employés, dirigeants, prestataires, etc.) ;
• les impôts, le cas échéant ;
• les factures fixes (assurance, électricité, eau, frais bancaires, etc.) ;
• les charges variables. Ce sont notamment les frais de transport, les petits achats de fonctionnement (matériel, informatique, consommables), l’affranchissement, la publicité ;
• les frais liés à l’événementiel ;
• une provision pour dépenses imprévues.

Cette liste n’est pas exhaustive : vous pouvez avoir d’autres dépenses à ajouter selon l’activité de votre association.

Étape 4 : entrer les recettes prévues

Concernant les recettes ou produits prévisionnels de l’association, on retrouve principalement :

• les subventions ;
• les adhésions et cotisations ;
• les dons (mécénat) ;
• les recettes réalisées suite à des événements (prestations de services, vente de marchandises, autres activités) ;
• les produits exceptionnels.

Comment analyser le budget prévisionnel d’une association ?

Quelle que soit la méthode envisagée, il est important que votre budget prévisionnel soit équilibré. 

S’il ne l’est pas, deux cas de figure se présentent :

• Le budget prévisionnel d’association est déficitaire : le fonctionnement de l’association doit être revu pour améliorer les recettes ou diminuer les dépenses. Par exemple, il est possible d’augmenter le montant des cotisations ou de solliciter de nouvelles subventions. Il est également possible de déterminer les charges qui peuvent être revues à la baisse ou évitées.
• Le budget prévisionnel de l’association est excédentaire : dans ce cas, il est utile de prévoir dans les statuts comment répartir ou affecter cet excédent.

Si vous vous posez d’autres questions sur l’association, les démarches de création, sa gestion, vous pouvez télécharger gratuitement le guide de l’association !

FAQ

Comment se présente le budget prévisionnel d’une association ?

Le budget prévisionnel d’une association se présente généralement sous la forme d’un fichier sur un tableur. Le fichier comporte une colonne pour les dépenses prévues et une colonne pour les recettes envisagées.

Quand mettre à jour le budget prévisionnel d’une association ?

Il est recommandé de mettre à jour le budget prévisionnel de son association le plus régulièrement possible. En ajustant les chiffres tous les mois, vous pouvez suivre votre trésorerie au plus près.

Qui approuve le budget d'une association ?

Le budget prévisionnel d’une association fait partie des documents comptables. À ce titre, son approbation fait l’objet d’un vote lors de l’Assemblée générale ordinaire annuelle de l’association.