Renouvellement du bureau d’une association : zoom sur l’Assemblée générale

Il existe de nombreuses raisons de convoquer l’Assemblée générale d’une association. Le renouvellement du bureau de l’association en fait partie. Mais à quel moment faut-il procéder au changement du bureau ? Quelles sont les modalités à respecter pour la tenue de l’Assemblée générale de renouvellement de bureau d’une association ? Découvrez comment organiser cette AG spécifique.

Qu’est-ce que le bureau d’une association ?

Le bureau d’une association correspond à l’organe en charge de la gestion de l’association. Généralement, il se compose de trois personnes :

• le président de l’association qui est le représentant légal de l’association ;
• le trésorier qui gère les comptes de l'association et présente le bilan financier lors de l’Assemblée générale annuelle ;
• le secrétaire qui gère les tâches administratives courantes. Il est également chargé de la rédaction des procès-verbaux d’Assemblée générale.

Les membres du bureau sont élus parmi les adhérents de l’association. Les statuts peuvent prévoir qu’un vice-président ou qu’un adjoint au trésorier sera nommé.

Toutefois, l’existence d’un bureau d’association n’est pas obligatoire. En effet, le président de l’association peut être le seul à diriger l’organisation. Cependant, la charge de travail peut être importante et le procédé peu démocratique. Il est donc généralement recommandé d'élire un bureau dans une association loi 1901.

Cependant, l’élection d'un bureau d’association devient une obligation dès lors que les statuts le prévoient ou que l’association sollicite un agrément ou la reconnaissance d’utilité publique.

Quand procéder au renouvellement du bureau d’une association loi 1901 ?

En principe, les statuts de l’association encadrent la durée du mandat des différents membres du bureau. La fréquence du renouvellement du bureau d’une association dépend donc des dispositions statutaires. Le plus souvent, le mandat est fixé pour 1, 2 ou 4 ans en fonction de l’activité de l'association.

Une association étudiante a intérêt à prévoir un changement de bureau tous les ans, tandis qu’une association sportive pourra donner mandat pour quatre ans sans difficulté.

En dehors du cas de la fin de mandat prévue par les statuts, d’autres événements peuvent mener à l’organisation d’une Assemblée générale pour procéder au renouvellement du bureau de l'association. C’est le cas de :

• la révocation d’un membre du bureau ;
• la démission d’un membre du bureau ;
• le décès d’un membre du bureau.

L’Assemblée générale pour le renouvellement de bureau d’association permet d’élire un ou plusieurs nouveaux membres en remplacement des personnes en place au poste de président, de trésorier ou de secrétaire de l’association. Il s’agit d’une Assemblée générale ordinaire. À ce titre, elle doit respecter les modalités de convocation prévues par les statuts. Un procès-verbal doit également être rédigé afin de formaliser les résolutions votées par les membres de l’association. Ce document sera demandé par le greffe des associations et par les banques.

Comment renouveler le bureau d’une association ?

L’élection des nouveaux membres du bureau se fait à l’occasion de l’Assemblée générale d’association pour le renouvellement du bureau.

Les statuts de l’association définissent :

• la durée du mandat ;
• le type de scrutin : nombre de tours, majorité simple ou absolue, unanimité ;
• les conditions de vote : vote à main levée, bulletin secret, vote électronique ;
• le quorum à respecter pour que la décision soit valable ;
• les conditions de convocation à l’Assemblée générale.

Notons que les statuts de l’association peuvent très bien faire correspondre les dates de renouvellement du bureau avec les dates retenues pour tenir l’Assemblée générale annuelle. Cela évite de devoir réunir les membres d’association plusieurs fois la même année lorsque le bureau doit être renouvelé.

Dans tous les cas, la convocation à l’Assemblée générale doit préciser au sein de l’ordre du jour que le renouvellement du bureau sera voté. La liste des candidats devra y être jointe pour que les membres de l’association aient le temps de réfléchir à leur choix.

Par ailleurs, il est possible que le renouvellement du bureau de l’association loi 1901 ne soit que partiel. En effet, les statuts peuvent préciser que le bureau est renouvelé par tiers ou par moitié. Cette pratique présente l’avantage d’assurer une continuité dans l’activité de l’association, car elle facilite la transmission des informations.

Assemblée générale de renouvellement du bureau : et après ?

Le PV d’assemblée générale de changement de bureau

Comme pour toute Assemblée générale, un procès-verbal d’Assemblée générale pour changement du bureau d'association doit être rédigé. Il reprend les mentions habituelles telles que :

• l’identification de l’association (nom et adresse du siège social) ;
• date, heure et lieu de l’AG ;
• rappel de l’ordre du jour ;
• la vérification du quorum ;
• les résolutions votées : intitulé, modalités et résultats ;
• la signature du président et du secrétaire.

La spécificité d’un PV de renouvellement du bureau d’association tient au fait qu’il retranscrit les débats et le résultat du vote pour chaque poste ainsi que le nom, le prénom et les coordonnées des personnes élues par l’Assemblée générale.

Ce document doit être conservé au siège social de l’association.

Les autres formalités à accomplir après avoir rédigé le PV d’AG de changement de bureau

En plus du procès-verbal de l’Assemblée générale de renouvellement du bureau de l’association, il est nécessaire d’accomplir certaines formalités pour acter le changement des membres du bureau.

Une déclaration via le formulaire Cerfa n°13971 doit être faite auprès du greffe des associations dans les trois mois suivants la tenue de l’AG.

Ensuite, munis de la copie du PV et de l’accusé de réception transmis par les services du greffe des associations, les nouveaux membres du bureau devront accomplir les formalités auprès des établissements bancaires pour mettre à jour les pouvoirs.

Un procès-verbal doit également être rédigé afin de formaliser les résolutions votées par les membres de l’association. Ce document sera demandé par le greffe des associations et par les banques.