Renouvellement du bureau d'une association : quand et comment le réaliser ?

Le renouvellement du bureau d’une association est une étape qui permet d’assurer sa continuité et son bon fonctionnement. Cette transition permet d’élire de nouveaux dirigeants tout en respectant les règles définies par les statuts. 

Comprendre les démarches à suivre lors du renouvellement du bureau garantit une passation transparente et conforme aux obligations légales. Legalstart vous explique tout en détail.

Qu’est-ce que le bureau d’une association ?

Le bureau d’une association est l’organe exécutif chargé de la gestion opérationnelle et administrative de la structure. Il est généralement composé :

• d’un président ;
• d’un trésorier ;
• et d’un secrétaire. 

Les rôles respectifs incluent :

• la représentation légale ;
• la gestion financière ;
• et les tâches administratives telles que la rédaction des procès-verbaux.

Bien que sa création ne soit pas toujours obligatoire, le bureau est souvent recommandé pour assurer un fonctionnement structuré et efficace, notamment lorsqu’il s’agit de coordonner les projets, de gérer les ressources ou de garantir la mise en œuvre des décisions prises par les autres organes de gouvernance, comme l’assemblée générale ou le conseil d’administration.

Quand faut-il procéder au renouvellement du bureau d’une association ?

Le renouvellement du bureau d’une association est nécessaire dans plusieurs cas, en fonction des dispositions prévues par les statuts et des circonstances spécifiques. Voici les principales situations où ce renouvellement doit être envisagé :

• la fin du mandat des membres du bureau ;
• la révocation d’un membre du bureau ;
• la démission d’un ou plusieurs membres du bureau ;
• ou lors de circonstances exceptionnelles (décès ou interdiction de gérer).

Fin du mandat des membres du bureau

La durée du mandat des membres du bureau est fixée par les statuts de l’association, généralement pour une période de 1, 2 ou 4 ans. À l’issue de cette période, une Assemblée Générale (AG) est convoquée pour organiser une nouvelle élection des membres du bureau. 

Cette échéance régulière permet d’assurer une gestion démocratique et de renouveler les instances dirigeantes selon les besoins de l’association.

Révocation d’un membre du bureau

Lorsqu’un dirigeant est révoqué, la modification du bureau d’une association devient nécessaire. La révocation peut survenir :

• en cas de désaccord important entre les membres de l’association ;
• ou suite à une perte de confiance.

Une nouvelle élection est alors organisée pour désigner un remplaçant, tout en respectant les conditions de vote définies.

Démission d’un ou plusieurs membres du bureau

La démission d’un membre du bureau oblige également l’association à procéder à un renouvellement du bureau d’une association loi 1901.

Une Assemblée Générale doit être convoquée pour élire un ou plusieurs remplaçants, garantissant ainsi la continuité de la gestion de l’association.

Circonstances exceptionnelles : décès ou interdiction de gérer

Certaines situations imprévues, comme le décès d’un membre du bureau, imposent de renouveler la composition de celui-ci. 

De même, si une interdiction de gérer est prononcée par décision de justice à l’encontre d’un dirigeant (par exemple, le président), une nouvelle élection doit être organisée.

Quelles formalités pour le renouvellement du bureau d’une association ?

Le changement du bureau d’une association nécessite de suivre plusieurs étapes essentielles pour garantir une transition légale et organisée. Voici les étapes à respecter :

1. respecter les statuts de l’association ;
2. organiser une Assemblée Générale ;
3. effectuer la déclaration au greffe des associations ;
4. et réaliser les formalités financières auprès de la banque.

1. Respecter les statuts de l’association

Avant toute action, il faut consulter les statuts de l’association pour vérifier les conditions spécifiques au renouvellement du bureau. Les statuts définissent :

• la durée des mandats ;
• le type de scrutin ;
• le quorum requis ;
• et les modalités de convocation à l’Assemblée Générale. 

Ils peuvent également prévoir un renouvellement total ou partiel des membres du bureau (par tiers ou par moitié), permettant une meilleure continuité dans la gestion.

2. Organiser une Assemblée Générale

Le renouvellement des membres sortants d’une association se fait généralement lors d’une Assemblée Générale, que les statuts déterminent comme ordinaire ou extraordinaire selon le contexte. 

La convocation doit inclure l’ordre du jour, mentionnant explicitement le renouvellement du bureau, et être envoyée dans les délais prévus. 

Lors de cette réunion, les membres votent selon les modalités définies (main levée, bulletin secret, vote électronique, etc.).

3. Effectuer la déclaration au greffe des associations

Une fois les nouveaux membres élus, il est nécessaire de déclarer leur nomination au greffe des associations dans un délai de 3 mois suivant l’Assemblée Générale. 

Cette déclaration de modification de bureau d’une association peut être faite en ligne, par courrier postal ou sur place. 

Elle nécessite de remplir le formulaire CERFA 13971 ou de rédiger une lettre de renouvellement du bureau d’une association sur papier libre.

4. Réaliser les formalités financières auprès de la banque

Après la déclaration administrative, il faut notifier la banque des changements au sein du bureau. Cette démarche permet de modifier :

• les procurations bancaires ;
• les codes d’accès en ligne ;
• et les coordonnées associées au compte, notamment si les relevés étaient envoyés à l’ancien dirigeant.

4. Publier les modifications si nécessaire

Dans la majorité des cas, la publication des modifications sur le Journal Officiel des Associations et des Fondations d’Entreprise (JOAFE) n’est pas requise, notamment pour des changements liés au bureau, à l’objet social, au siège ou au nom de l’association. 

Cette étape peut donc être omise, sauf pour des cas spécifiques prévus par les statuts.

Quels sont les documents nécessaires pour le renouvellement du bureau d’une association ?

Pour renouveler le bureau d’une association, il est nécessaire de réunir plusieurs documents qui sont :

• le formulaire de déclaration ou une lettre libre ;
• le procès-verbal de l’Assemblée Générale ;
• et le récépissé de déclaration.

Le formulaire de déclaration ou une lettre libre

Le formulaire Cerfa n°13971 est utilisé pour déclarer le renouvellement du bureau auprès du greffe des associations. À défaut, une déclaration sur papier libre peut être rédigée, mais elle doit inclure toutes les mentions obligatoires concernant les nouveaux dirigeants, à savoir :

• les noms et les prénoms ;
• leurs professions ;
• leurs nationalités ;
• leurs adresses ;
• et leurs fonctions au sein du bureau.

Le procès-verbal de l’Assemblée Générale

Un procès-verbal rédigé suite à l’Assemblée Générale est indispensable. Ce document doit :

• décrire les décisions prises, notamment la nomination des nouveaux membres du bureau ;
• inclure les informations personnelles des nouveaux dirigeants (nom, prénoms, profession, nationalité, adresse) ;
• être signé et validé selon les règles définies dans les statuts de l’association.

Le récépissé de déclaration

Une fois la déclaration effectuée auprès du greffe des associations, un récépissé de déclaration est délivré. Ce document constitue une preuve officielle que les changements ont été enregistrés.

Quelle sanction en cas de non déclaration du renouvellement du bureau d’une association ?

En cas de non-déclaration du renouvellement du bureau d’une association, les dirigeants peuvent être soumis à une sanction financière. L’amende prévue peut atteindre 1.500 € pour une première infraction. 

Si cette omission est répétée, c’est-à-dire en cas de récidive, le montant de l’amende peut être porté à 3.000 €. 

Cette pénalité vise à garantir que les associations respectent leurs obligations légales, notamment en matière de mise à jour des informations auprès des autorités compétentes.

Renouvellement du bureau d’association : quelles obligations ?

Les obligations des anciens dirigeants

Après l’élection du nouveau bureau d’une association, les anciens dirigeants ont l’obligation de se retirer immédiatement des affaires de la structure et de cesser d’exercer leurs prérogatives.

Ils doivent également restituer sans délai l’ensemble des documents et des ressources associatifs en leur possession, notamment :

• les livres de comptes ;
• les chéquiers ;
• les dossiers administratifs ;
• et tout autre élément nécessaire à la gestion de l’association.

Les obligations des nouveaux dirigeants

Les nouveaux dirigeants d’une association ont plusieurs obligations essentielles à remplir pour assurer une transition efficace et légale :

• Ils doivent s’informer sur leurs prérogatives et leurs responsabilités, définies dans les statuts de l’association, afin de comprendre l’étendue de leurs pouvoirs.
• Ils sont aussi tenus d’effectuer les formalités déclaratives obligatoires auprès de la préfecture.
• Les nouveaux dirigeants doivent également établir un bilan financier à la date de la passation des pouvoirs, pour vérifier l’état des comptes de l’association.

FAQ

Qu’est-ce qu’une association ?

Une association est un regroupement de personnes qui se réunissent pour poursuivre un objectif commun, sans rechercher de bénéfices financiers à partager entre ses membres. Elle fonctionne selon les principes de la loi de 1901 en France, ce qui lui confère une personnalité juridique distincte sous certaines conditions.

Qui peut créer une association ?

Toute personne physique âgée d’au moins 16 ans peut créer une association en France. Les mineurs de moins de 16 ans peuvent également participer à une association, mais sous certaines conditions, notamment avec l’accord parental.

Comment créer une association ?

La création d’une association implique de rédiger des statuts définissant son objet, son fonctionnement et son organisation. Il faut ensuite déclarer l’association auprès du greffe des associations pour obtenir un numéro d’enregistrement et permettre son existence légale.

Principales sources législatives et réglementaires :

• loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association ;
• décret du 16 août 1901 pris pour l'exécution de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association ;
• articles ANNEXE, art. 30-1 à ANNEXE, art. 30-4 - Code de procédure civile.