Zoom sur l’Assemblée générale extraordinaire d’association

Chaque année, les membres d’une association se réunissent à l’occasion d’une Assemblée générale ordinaire (AGO). Mais il arrive parfois qu’une Assemblée générale extraordinaire (AGE) soit convoquée. Cette réunion permet de prendre des décisions importantes sur la vie de l’association. Elle peut, par exemple, permettre de procéder à une modification statutaire.

Vous souhaitez savoir comment fonctionne une AGE ? S’il est possible de s’inspirer d’un modèle de procès-verbal d’Assemblée générale extraordinaire d’association ? On fait le point sur tout ce que vous devez savoir.

Qu’est-ce qu’une Assemblée générale extraordinaire d’association ?

En principe, une AGE permet de réunir les membres afin de traiter des points urgents et de prendre des décisions importantes. Il n’y a pas de modèle d’Assemblée générale extraordinaire d’association qui soit universel. En effet, elle peut différer selon la structure associative et les points à aborder.

Par exemple, une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée afin d’opérer :

• Une modification statutaire ;
• Un changement de siège social ;
• Une dissolution de l’association ;
• Une révocation des dirigeants.

En règle générale, ce sont les statuts qui prévoient les cas où une AGE doit être organisée. Ne négligez donc pas l’étape de rédaction des statuts d’association.

Quelle convocation à une Assemblée générale extraordinaire d’association ?

La première étape d’une AGE, est la convocation des membres de l’association.

Ce sont généralement les statuts qui prévoient la méthode de convocation des membres. Elle peut se faire par :

• Lettre recommandée avec accusé de réception ;
• Courriel ;
• Voie orale.

Les statuts de l’association encadrent également les délais de convocation. Il est nécessaire d’envoyer ces convocations le plus tôt avant la réunion. En effet, cela permet aux membres de l’association de s’organiser afin d’être présents à l’Assemblée extraordinaire. Un délai de 15 à 20 jours avant la réunion peut sembler suffisant.

La convocation doit mentionner certaines informations sur l’AGE. Ainsi, vous devez y indiquer :

• La date et le lieu ;
• L’ordre du jour ;
• Le projet de résolution.

Pour vous aider, vous pouvez utiliser un modèle de convocation à l’Assemblée générale extraordinaire d’association loi 1901.

Quelles modalités de vote en Assemblée générale extraordinaire d’association ?

Une nouvelle fois, ce sont les statuts qui définissent les modalités de vote en Assemblée générale extraordinaire d’association.

Ainsi, il peut être fixé un quorum d’AG d'association. Ce quorum est un seuil de présence. Pour que l’Assemblée générale ait lieu et que ses délibérations soient valables, ce quorum doit être atteint. À défaut, l’AG ne peut avoir lieu. Le quorum prévu peut être plus élevé que celui d’une Assemblée générale ordinaire, au vu de l’importance des questions débattues. Il est généralement contrôlé par le biais d’une fiche de présence d’AG.

Pour la même raison, les statuts peuvent prévoir des règles de majorité plus exigeantes que pour une AGO. Par exemple, la résolution peut être adoptée si une majorité qualifiée a voté en sa faveur. L’exigence d’unanimité doit néanmoins être écartée puisqu’elle peut créer un blocage dans le fonctionnement de l’association.

Comment établir un procès-verbal d’Assemblée générale extraordinaire d’association ?

À l’issue de l’Assemblée générale extraordinaire d’association, un procès-verbal doit être rédigé. C’est généralement le secrétaire d’association qui est chargé de sa rédaction.

L’objectif du procès-verbal est de retranscrire les débats. Il permet également de constater l’issue du scrutin.

Il doit obligatoirement contenir certaines informations :

• La date et le lieu de l’AGE ;
• L’éventuel quorum ;
• Le résumé des débats ;
• Les résolutions adoptées ;
• Le résultat du scrutin.

À noter : dans certains cas, le PV d’AGE doit être envoyé en préfecture. Pour en savoir plus, vous pouvez vous rendre sur ce site.

Pour vous aider, vous pouvez vous appuyer sur un modèle de PV d’Assemblée générale extraordinaire d’association loi 1901 téléchargé sur Internet.

En définitive, l’Assemblée générale extraordinaire d’association permet de prendre des décisions importantes quant au fonctionnement de votre structure associative. Elle peut ainsi permettre de modifier les statuts, ou de transformer l’association.

Son déroulé est en grande partie fixé par les statuts. Vous pouvez avoir recours à un modèle de convocation d’Assemblée générale extraordinaire d’une association. Il faut néanmoins veiller à personnaliser le document, en inscrivant l’ordre du jour de votre AGE. De la même manière, si vous vous appuyez sur un modèle de compte-rendu Assemblée générale extraordinaire d’association, pensez à adapter ce texte au déroulement de votre AGE.

N’hésitez pas à consulter notre fiche pratique pour en savoir plus sur la gestion d’association.