Comment organiser une Assemblée générale d’association ?

Qu’est-ce qu’une assemblée générale d’association loi 1901 ? Quelles sont les règles de convocation d’une assemblée générale d’association ? Comment organiser une assemblée générale d’association ? Quel est le déroulement d’une assemblée générale d’association ? Qui peut voter lors d’une assemblée générale ?  Legalstart fait le point avec vous. 

Qu’est-ce qu’une assemblée générale d’association ? 

Les assemblées générales sont essentielles à la gestion d’une association. Elles rassemblent tous les membres de l’association et sont le moment de prise de décisions importantes relatives à celle-ci. Il existe deux types d’assemblée générale : les assemblées générales ordinaires et les assemblées générales extraordinaires. Ces dernières ne peuvent se tenir que sous certaines conditions, et les décisions sont prises à la majorité qualifiée au cours de ces assemblées extraordinaires. 

Les assemblées générales sont régies par les statuts de l’association. Il faut donc accorder une attention particulière à la rédaction des statuts de l’association, car ces derniers vont déterminer toutes les modalités de prise de décision au sein de l’association. 

Est-ce obligatoire de tenir une assemblée générale d’association ?  

La tenue d’une assemblée générale d’association loi de 1901 est obligatoire dans les cas suivants : 

• Pour les associations reconnues d’utilité publique, lesquelles doivent répondre à certains critères.

• Pour les associations tenues de fournir certains documents et justificatifs pour obtenir un agrément ou des subventions.
  
  
• En cas de dissolution d’association, une assemblée générale est nécessaire pour prononcer la dissolution d’une association. 

Assemblée générale ordinaire et assemblée générale extraordinaire : quelles différences ? 

Comme pour les sociétés, les associations peuvent tenir des assemblées générales ordinaires et des assemblées générales extraordinaires. 

Les assemblées générales ordinaires (AGO) portent sur les décisions récurrentes de l’association, notamment l’approbation des comptes annuels et l’affectation du résultat. 

Les assemblées générales extraordinaires (AGE) concernent, quant à elles, les décisions ponctuelles et les décisions importantes, dont la loi prévoit un certain formalisme ; tel est le cas des décisions ayant pour effet de modifier les statuts (changement de nom, transfert de siège social) augmenter le capital, ou encore dissoudre l’association.

Ce sont les statuts de l’association qui définissent les règles de vote propres à chaque type d’assemblée générale :  

• AGO : les décisions sont généralement adoptées à la majorité simple ou relative (majorité des voix en faveur de la décision) ou la majorité absolue (moitié des voix plus 1). 
  
  
• AGE : les mesures sont généralement prises à la majorité dite qualifiée (des ⅔ ou des ¾). Les statuts peuvent également prévoir l’unanimité pour certaines décisions (droit de véto de chaque membre). 

Comment organiser une assemblée générale d’une association? 

Convocation

Les règles de convocation d’une Assemblée générale association sont prévues par les statuts de l’association. 

La décision de convoquer l’assemblée générale d’une association revient en général à son président ou à son conseil d’administration.

La convocation contient différentes informations notamment : 

• l’identification de l’association ;
• l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’association ;
• le lieu, la date et l’heure de la réunion de l’assemblée générale.

En l’absence de précision dans les statuts, il est conseillé d’adresser les convocations par écrit, pour éviter toute contestation. 

Quorum 

Le quorum d’une assemblée générale d’association est le nombre de voix nécessaires pour pouvoir voter une décision. Il est prévu par les statuts de l’association. 

Une fiche de présence d’assemblée générale d’association doit être signée par les membres présents, afin d’attester que le quorum est atteint. 

S’il n’est pas atteint, l’assemblée générale ne peut être tenue. Les statuts prévoient généralement l’envoi d’une nouvelle convocation pour atteindre le quorum requis. 

Déroulement 

Comment organiser une assemblée générale d’une association ? Le déroulement d’une assemblée générale reste relativement libre. Il est cependant souvent organisé par les statuts lors de l’assemblée générale constitutive de l’association.  

Le président dirige la tenue de l’assemblée générale selon certaines étapes : 

• il vérifie que l’assemblée générale de l’association a été convoquée conformément aux statuts ; 
• il constate grâce à la fiche de présence qu’assez de membres sont présents ; 
• il énonce l’ordre du jour et ouvre les débats ; 
• il clôt les débats et amorce le vote des membres. 

La séance est alors clôturée, et un compte rendu d’assemblée générale d’association doit être rédigé. 

Tenue de l’Assemblée générale 

Une association peut tenir son assemblée générale en présentiel ou à distance. En effet, une loi adoptée dans le cadre de la crise sanitaire autorise les associés à tenir des Assemblées générales de manière exceptionnelle à distance. 

En d’autres termes, les assemblées générales d’associations peuvent se tenir soit à distance, soit par consultation écrite, dans les mêmes conditions d’une assemblée générale en présentiel. 

La séance se tient en vidéoconférence, en conférence téléphonique ou par consultation écrite. La condition de validité de ces assemblées est que les membres puissent être identifiés pour confirmer leur présence et s’assurer du quorum et des règles de majorités requises pour le vote des décisions.

On peut décider de réaliser le vote à main levée ou à bulletin secret, selon ce que prévoient les statuts. Le mode de tenue de l’assemblée générale dépend cependant du nombre de membres. Selon qu’elle compte 8 ou 200 adhérents, il est évident que l’organisation sera différente : nécessité de trouver une salle, modalités de vote, etc. 

Procès-verbal de l’Assemblée générale 

Suite à la tenue d’une assemblée générale, un compte rendu de l’assemblée générale de l’association est rédigé. C’est ce que l’on appelle un procès-verbal ou PV d’assemblée générale d’association. 

Lors de la première assemblée générale, il faut rédiger un procès-verbal d'assemblée constitutive d'association.

Le procès-verbal d’assemblée générale d’association a pour objet de résumer les débats et le vote de l’assemblée générale. Il permet également d’attester que l’assemblée générale s’est tenue selon les règles prévues par les statuts. Il peut également permettre d'effectuer certaines formalités juridiques. 

FAQ 

Quand faire l’assemblée générale d’une association ? 

L’assemblée générale d’une association a généralement lieu au mois de décembre ou au mois de mars. Cependant, la date peut changer en fonction des besoins de l’association. L’assemblée générale se tient, en principe, une fois par an.  

Comment calculer le quorum d’une assemblée générale d’association ?

Le quorum d’une assemblée générale doit être prévu par les statuts de l’association. Le quorum peut être calculé en fonction des membres présents à l’assemblée générale ou en fonction des membres présents ainsi que des membres ayant donnés procuration pour pouvoir être représenté. 

Quelle est la différence entre une AG ordinaire et une AG extraordinaire ?

Une assemblée générale ordinaire concerne les décisions classiques d’une association, par exemple la décision concernant les approbations de comptes. Les décisions sont prises à la majorité simple ou absolue. 

Quant à l’assemblée extraordinaire, elle se réunit pour les décisions les plus importantes, par exemple en cas de modification des statuts de l’association. Les décisions sont prises à la majorité qualifiée ou à l’unanimité.