Comment utiliser le vote électronique en assemblée générale ?

Dans une société, l’assemblée générale est obligatoire pour que les associés ou actionnaires puissent voter sur des sujets comme l’approbation des comptes ou la modification statutaire. Néanmoins, s’il s’avère impossible d’organiser une AG en présentiel, vous pouvez mettre en place un vote électronique en assemblée générale.

Ce système répond d’une part aux situations de crises et d’autre part à l’impossibilité pour certains membres de se déplacer. Il permet d’apporter de la souplesse dans l’organisation des assemblées générales. Pour se faire, différents outils sont à votre disposition. Legalstart vous en dit plus.

Vote électronique en assemblée générale : quelle réglementation ?

Lors de l’assemblée générale, les associés ou actionnaires doivent voter pour prendre des décisions concernant la vie de l’entreprise. Pour rappel :

• Lors d’une assemblée générale ordinaire, les associés et actionnaires votent des décisions concernant la gestion de l’entreprise et n’impliquant pas de modifier les statuts de celle-ci. Ces assemblées doivent se tenir dans les six mois de la clôture de l’exercice comptable ;
• Lors d’une assemblée générale extraordinaire, les associés et actionnaires votent des résolutions qui impliquent une modification des statuts (modification de la forme sociale de l’entreprise, fusion, augmentation du capital, etc.). Cette assemblée se déroule de manière ponctuelle.

Que ce soit pour une AG ordinaire ou extraordinaire, la possibilité d’organiser une assemblée générale avec visioconférence et vote électronique doit être prévue par les statuts afin de ne pas être contestée.

À noter : dans les SARL, la loi interdit la tenue d’une assemblée générale en visioconférence pour l’approbation des documents comptables de la société.

À l’issue du vote électronique de l’assemblée générale, une fois que cette dernière est terminée, il est nécessaire de produire un procès-verbal (comme dans une AG classique) reprenant les échanges et les résolutions qui ont été adoptées. Notez que chaque incident technique doit être mentionné dans le procès-verbal.

Les conditions dans lesquelles les membres peuvent exercer leur droit de vote dans une AG dématérialisée doivent être fixées par le dirigeant de la société ou dans ses statuts. Il peut, par exemple, s’agir d’un vote par :

• Visioconférence.
• Téléphone
• Vote électronique (par le biais d’une solution en ligne spécialisée).

Si les conditions d’exercice du vote électronique en assemblée générale sont assez simples, il convient tout de même de vous demander si cette pratique a un intérêt pour votre société et pour vos associés ou actionnaires.

Comment mettre en place le vote électronique en assemblée générale ?

De nombreuses solutions existent pour organiser de manière sécurisée une assemblée générale avec vote par correspondance. Ces outils sont attractifs car ils permettent de gagner du temps et d’être plus efficace. Par exemple, en procédant ainsi il n’est plus nécessaire de réaliser un dépouillement, ni de compter à main levée.

Concrètement, chaque associé se voit remettre un boîtier de vote pour assemblée générale. Chaque boîtier attribué permet d’obtenir une preuve nominative de la participation de chaque membre. Cependant, le vote peut également être activé en mode secret en cas de besoin.

En utilisant le vote électronique, le calcul du quorum et/ou des majorités d'Assemblée générale est automatique. De plus, un procès-verbal de fin de séance est généré automatiquement.

Attention, si ces solutions peuvent se révéler très utiles pour le vote d’une résolution en assemblée générale, prenez quand même garde à utiliser des outils dont l’efficacité est reconnue. D’autant plus si vous souhaitez organiser un vote par Internet en assemblée générale. En effet, il faut utiliser ces nouveaux outils avec prudence afin d’éviter toute contestation de la validité du vote durant l’assemblée générale.

Désormais, vous savez tout ce qu’il y a à savoir sur le vote électronique en assemblée générale. Si cette alternative dématérialisée offre de nombreux avantages, il faut tout de même être vigilant quant à ses limites. Ainsi, si vous préférez rendre compte de vos assemblées générales par vous-même, n’hésitez pas à télécharger notre modèle de procès-verbal d’assemblée générale.