Enfin, certains PV d’assemblée générale portant sur des décisions spécifiques doivent être signés par un officier public, notamment en matière immobilière.
Les spécificités d’un PV d’assemblée générale de SAS
En SAS, le formalisme étant réduit par le législateur, la tenue d’une assemblée générale n’est pas obligatoire. Néanmoins, elle est fortement recommandée à la fois pour tenir un historique des décisions et pour servir de preuve en cas de litige.
Le procès-verbal d’assemblée générale est rédigé par le président de la SAS ou un des membres d’un autre organe exécutif. Ce sont les rédacteurs légaux. Si le PV est confié à une tierce personne, il faudra s’assurer de sa compétence. En outre, on préconise que le PV soit ensuite relu par les rédacteurs légaux avant signature. À défaut et en cas de contestation, ces derniers peuvent voir leur responsabilité engagée et les décisions peuvent être annulées.
En SASU, bien que le droit de vote ne soit confié qu’à un unique actionnaire dans cette société, il faut tout de même faire un PV d’assemblée générale afin de constater par écrit les décisions que vous prenez. Le formalisme est cependant simplifié. Seules les décisions doivent y être consignées (pas de résumé des échanges puisque vous êtes seul).
Les spécificités d’un PV d’assemblée générale de SCI
De même que pour le PV d’assemblée générale d’une SARL ou d’autres sociétés, le PV d’assemblée générale de SCI (Société Civile Immobilière) est une formalité légale obligatoire.
Dans l’hypothèse d’une co-gérance, il est nécessaire de faire apparaître dans les statuts de votre société la répartition des pouvoirs en matière d’assemblée générale. Vous devez ainsi déterminer si la convocation implique une décision commune des différents gérants ou si elle peut être prise par un seul d’entre eux individuellement ainsi que le(s) gérant(s) chargé(s) de la rédaction du PV d’assemblée générale.
PV d’assemblée générale : et après ?
Votre PV d’assemblée générale doit être conservé afin de préserver une trace écrite des différentes séances et des décisions prises. Vous devez donc disposer d’un registre consultable par tout le monde au sein de l’entreprise. Le délai de conservation des archives est de 5 ans à compter du dernier PV enregistré.
Il existe en outre des situations où celui-ci est exigé. À titre d’exemple, toute décision supposant une modification des statuts de votre société implique de déposer le PV d’AG au greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez. Il en est de même pour les décisions d’approbation ou de refus des comptes. Le PV d’assemblée générale est alors enregistré, publié, puis les résolutions inscrites dans le procès-verbal d’AG font l’objet d’une publication dans un journal d’annonces légales (BODACC). Cette formalité vous permet de les rendre opposables aux tiers. La publication s’accompagne du dépôt du PV d’assemblée générale au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Le procès-verbal a également une utilité pour faire annuler une décision prise en assemblée générale. En effet, dans l’hypothèse où la procédure légale ou statutaire ne serait pas respectée (délai de convocation insuffisant, quotas non respectés…), vous pouvez demander l’annulation de celle-ci.
En outre, grâce à sa force probatoire, le procès-verbal est un mode de preuve intéressant en cas de litige. En juridiction, il relate et atteste les décisions, événements ou encore, les débats ayant eu lieu lors de l’assemblée générale.
FAQ
Combien de temps faut-il conserver un PV d’assemblée générale ?
D’un point de vue légal, le délai de conservation du registre de PV d’assemblée générale est de 5 ans. Le délai court à compter du dernier PV enregistré par l’entreprise.
Quelle est la différence entre une AGO et une AGE ?
L’assemblée générale ordinaire ou AGO est une assemblée régulière, convoquée une fois par an et destinée à approuver les comptes de l’exercice comptable clôturé. L’AGE, ou assemblée générale extraordinaire, peut intervenir plusieurs fois dans l’année, aussi souvent que des décisions exceptionnelles doivent être entérinées.
Qu’est-ce que l’assemblée générale annuelle ?
L'Assemblée Générale Ordinaire Annuelle (AGOA) est l’autre nom de l’AG ordinaire. Elle consiste à approuver les comptes de la société une fois par an et doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable de l’année.
Principales sources législatives et réglementaires :
