Comment organiser une assemblée générale ?

Dans chaque société, une assemblée générale doit être convoquée à la clôture de l’exercice social. De cette manière, les actionnaires ou les associés peuvent exercer leur droit de vote et participer à la vie de l’entreprise. Vous devez aussi organiser une assemblée générale pour les grandes décisions comme la modification statutaire ou l’approbation des comptes.

L’organisation d’une assemblée générale nécessite de respecter les règles légales et statutaires en fonction du type de société. Comment organiser une assemblée générale extraordinaire ou ordinaire ? Legalstart vous en dit plus.

Qu’est-ce qu’une assemblée générale ?

L’assemblée générale de société

L’assemblée générale d’une société est un organe de décision collective qui réunit l’ensemble des associés ou des actionnaires.

Il existe plusieurs types d’assemblées générales comme l’assemblée générale annuelle, ou l’assemblée générale extraordinaire pour certaines décisions.

L’assemblée générale d’association

Tout comme les sociétés, les associations doivent tenir au moins une fois par an une assemblée générale. Elle permet de réunir les adhérents, ainsi que les membres du bureau (président de l’association, secrétaire et trésorier) pour valider les comptes et statuer sur les projets.

De plus, il est possible de tenir une assemblée générale extraordinaire d’association si une décision importante doit être prise sans pouvoir attendre l’assemblée générale annuelle.

Les modalités de convocation et de vote sont librement fixées dans les statuts de l’association.

Toutefois, un PV d’assemblée générale d’association doit être rédigé pour rendre compte des échanges et des décisions prises. Pour une assemblée générale d’une association loi 1901, vous pouvez utiliser comme exemple un procès-verbal de société.

Quels sont les différents types d’assemblées générales ?

L’assemblée générale constitutive

L’assemblée générale constitutive correspond à la réunion des associés ou des actionnaires fondateurs de la société, afin de se mettre d’accord sur les règles applicables à la société. Cela permet de rédiger le projet de statuts de la société. Chaque associé ou actionnaire doit signer ce document.

L’assemblée générale ordinaire (AGO)

L’assemblée générale ordinaire ou AGO correspond généralement à l’assemblée générale annuelle que doit obligatoirement tenir une société. À cette occasion, les associés ou les actionnaires se prononcent notamment sur l’approbation des comptes annuels et l’affectation des résultats. Cette assemblée générale annuelle doit être organisée dans les 6 mois qui suivent la date de clôture de l’exercice comptable.

Les statuts peuvent également prévoir la convocation d’une AGO à intervalles réguliers, mais cela reste assez rare en pratique.

L’assemblée générale extraordinaire (AGE)

L’assemblée générale extraordinaire ou AGE, quant à elle, permet de réunir les associés ou les actionnaires quand une décision importante doit être prise.

C’est notamment le cas quand une modification des statuts est nécessaire. Par exemple, pour : 

• augmenter ou réduire le capital social ;

• modifier le nom de la société ;

• changer de siège social ;

• cesser l’activité ;

• etc.

La convocation d’une AGE est également nécessaire pour révoquer le dirigeant et en nommer un nouveau.

Par conséquent, l’assemblée générale extraordinaire n’est convoquée que ponctuellement pour statuer sur un sujet précis.

L’assemblée générale mixte (AGM)

Il est aussi possible d’organiser une assemblée générale mixte (AGM), c’est-à-dire une réunion des associés ou des actionnaires pour voter en même temps des décisions relevant d’une AGO et des décisions relevant d’une AGE.

Cela est particulièrement utile quand l’assemblée générale annuelle est proche et qu’une décision importante doit être prise. Au lieu d’organiser deux assemblées générales, le dirigeant va ajouter à l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire, le vote de la décision ponctuelle.

La convocation à l’assemblée générale

Comment convoquer les associés à l’assemblée générale ?

La convocation est adressée aux associés et aux actionnaires avec l’indication de la date, de l’heure et du lieu de la tenue de la réunion. La forme de la convocation varie en fonction des statuts et du type de société. 

Dans une SAS, elle peut être notifiée par :

Au contraire, dans une SARL, la convocation par lettre recommandée est obligatoire.

En cas de non-respect des formalités, il peut y avoir un risque de nullité de l’assemblée générale et de l’ensemble des résolutions qui ont été prises.

Cette convocation est en principe envoyée par le dirigeant de la société.

Ainsi, dans une SARL, le gérant détient le pouvoir d’organiser une assemblée générale sur n’importe quel sujet. En cas de litige avec le dirigeant, le commissaire aux comptes peut se charger de la convocation. Si la société n’a pas de commissaire aux comptes, les associés peuvent demander (via une procédure judiciaire) la nomination d’un mandataire qui se charge de la convocation.

Pour organiser une AG de SAS, c’est le président qui a ce pouvoir. Il peut aussi être confié aux associés ou à toute autre personne selon ce que prévoient les statuts de la société.

Quels sont les délais de convocation à l’assemblée générale ?

Le délai de convocation, c’est-à-dire le délai entre la date d’envoi des convocations et la date de tenue de l’assemblée générale, varie en fonction de la forme sociale de l’entreprise et du type d’AG dans certains cas.

Dans une SARL : 

Dans une SAS, en revanche, le délai de convocation peut être librement fixé par les actionnaires dans les statuts de la société. Cela vaut aussi bien pour une AGO que pour une AGE.

Comment se déroule une assemblée générale ?

L’ordre du jour en assemblée générale

L’ordre du jour a une importance primordiale dans la mesure où il permet à chaque associé ou actionnaire de connaître les questions abordées lors de la réunion, afin de se préparer à y répondre. Il doit impérativement être précisé dans la convocation à l’assemblée générale.

L’ordre du jour contient une liste chronologique des points qui sont abordés lors de la réunion. Ce document détermine le déroulé de l’assemblée générale et fixe les résolutions qui sont discutées.

Si besoin, l’ordre du jour doit être accompagné des pièces justificatives et des documents permettant aux associés ou aux actionnaires de prendre une décision éclairée. Ainsi, pour l’assemblée générale annuelle, les comptes annuels et le rapport de gestion doivent être communiqués aux associés ou aux actionnaires en même temps que l’ordre du jour.

La feuille de présence en assemblée générale

En arrivant à l’assemblée générale, les associés ou les actionnaires ou leurs représentants doivent émarger la feuille de présence. Ce document permet de prouver le respect des règles de quorum.

Le vote en assemblée générale

En ce qui concerne le vote des décisions en assemblée générale, plusieurs règles doivent être respectées.

Tout d’abord, le quorum en assemblée générale doit être respecté. Le quorum se traduit par la participation au vote d’un nombre d’associés ou d’actionnaires suffisant pour représenter une certaine quote-part des droits de vote en fonction des parts détenues au sein du capital social. Si le quorum fixé par la loi ou les statuts n’est pas atteint, l’assemblée générale ne peut pas avoir lieu.

Il existe également des règles de majorité. En effet, dans certains cas, seule la majorité est exigée, tandis que pour d’autres, l’unanimité est obligatoire.

Enfin, en ce qui concerne la forme du vote, les statuts de la société peuvent prévoir un vote à main levée, à scrutin secret ou encore un vote en ligne via un système sécurisé.

Les règles de quorum et majorité dans les différentes sociétés 

Les règles de quorum et de majorité dépendent de la forme sociale de la société, mais aussi du type d’AG. Elles peuvent également évoluer si une deuxième convocation est nécessaire : 

Le PV d’assemblée générale

PV et compte rendu d’assemblée générale : quelles différences ?

Les termes PV d’assemblée générale et compte-rendu d’assemblée générale sont souvent confondus. Pourtant, ils n’ont pas tout à fait la même signification.

En effet, un compte-rendu a avant tout une visée informative. Aucun formalisme spécifique n’est exigé. Il sert seulement à relater les événements de l’AG.

Au contraire, le procès-verbal d’assemblée générale a une valeur juridique, car il respecte un certain formalisme qui permet d’officialiser les décisions prises par les associés ou les actionnaires.

Comment rédiger le PV d’assemblée générale ?

À l’issue de l’AG, un procès-verbal d’assemblée générale doit être rédigé par la personne désignée pour le faire dans les statuts. Il s’agit d’un document officiel attestant des conclusions de l’assemblée. Il contient des mentions obligatoires :

Le procès-verbal d’assemblée générale a force de preuve en cas de contestation des résolutions prises lors de l’assemblée générale. Une copie du document est remise au greffe du tribunal de commerce, l’original est conservé par la société et archivé dans un registre.

Désormais, vous connaissez les différentes étapes pour organiser une assemblée générale. Pour simplifier toutes vos démarches, n’hésitez pas à télécharger notre modèle de procès-verbal d'assemblée générale.

FAQ

Quel est le rôle de l’assemblée générale ?

Le rôle de l’assemblée générale est de prendre des décisions importantes pour la vie de l’entreprise. C’est pour cela que ces décisions sont prises collectivement par les associés ou les actionnaires. 

Comment se déroule une assemblée générale d'une association ?

Le déroulement d’une assemblée générale d’association est assez similaire à celui d’une AG de société. À savoir : 

• la convocation des membres de l’association à l’AG ;

• l’émargement de la feuille de présence ;

• la lecture de l’ordre du jour ;

• le vote des résolutions ;

• la rédaction du procès-verbal d’assemblée générale d’association.

Qu’est-ce que l’assemblée générale des copropriétaires ?

L’assemblée générale de copropriété consiste à réunir les copropriétaires au moins une fois par an pour voter les décisions relatives aux immeubles qu’ils détiennent. Ils vont par exemple se prononcer sur les travaux à réaliser. L’organisation d’une assemblée générale de copropriétaires obéit à des règles spécifiques.

Principales sources législatives et réglementaires :

• article L225-98 - Code de commerce
• article L223-29 - Code de commerce
• article L225-96 - Code de commerce