Comment remplir la feuille de présence d’assemblée générale ?

L’assemblée générale est une réunion obligatoire très importante pour une société ou une association. En effet, pour prendre des décisions structurantes comme la modification statutaire ou pour voter l’approbation des comptes, il est nécessaire pour les associés ou les membres de se réunir et de voter dans des conditions déterminées au préalable.

Au sein de ces réunions, les actionnaires peuvent exercer leur droit de vote. La feuille de présence d’assemblée générale est l’outil pratique qui assure le respect de ce droit. On vous explique ce que vous devez savoir pour la remplir correctement.

Qu’est-ce que la feuille de présence d’Assemblée générale ?

La feuille de présence d’Assemblée générale est un document écrit qui permet de prouver la présence des membres lors de la réunion. Le président de l’assemblée, qu’il soit président du conseil d’administration, d’un conseil de surveillance, du bureau ou dirigeant, se charge de faire émarger, par les actionnaires ou les membres, la feuille de présence.

La feuille de présence d’une assemblée générale offre une transparence sur le déroulement de la réunion. En effet, elle permet d’établir par écrit le nombre d’associés représentés ou présents lors de l’assemblée générale. Cet instrument est utilisé pour évaluer le nombre de personnes lors de la réunion et ainsi pouvoir établir si le quorum ou la majorité d'Assemblée générale nécessaire est atteint.

La feuille de présence a plusieurs utilités :

• Un intérêt probatoire : tout associé peut demander la communication de la feuille de présence d’assemblée générale afin d’obtenir des informations sur la manière dont s’est déroulée la réunion. Elle a une valeur d’attestation en cas de contestation de la majorité ou du quorum ;
• Un intérêt pratique : la feuille de présence permet de gagner du temps puisqu’il suffit d’émarger à l’entrée de la réunion ce qui permet d’éviter un appel.

Le bureau de l’Assemblée doit se charger de contrôler l’exactitude des émargements et les délégations de pouvoirs qui doivent être annexées à la feuille de présence.

À noter : la feuille de présence doit être annexée au procès-verbal de l’assemblée générale. Pour rappel, une société a l’obligation de tenir un registre des délibérations.

La feuille de présence d’Assemblée générale est-elle obligatoire ?

On distingue généralement différents types d’assemblées générales. Les sociétés par actions (SARL, SA, SAS) ont l’obligation de se réunir en assemblée générale ordinaire dans les six mois suivants la clôture de l’exercice comptable de la société, afin de statuer sur l’approbation des comptes annuels ou l’affectation du résultat.

Pour les évènements exceptionnels, comme les formalités de modification d’objet social, les actionnaires ou associés peuvent se réunir lors d’assemblées générales extraordinaires.

De la même manière, les associations doivent également tenir une assemblée générale avec des règles de convocation qui sont déterminées par les statuts.

Notez que la feuille de présence d’assemblée générale extraordinaire ou ordinaire est obligatoire afin de contrôler le bon déroulement de ces réunions. Même si l’AG se tient à distance, par visioconférence notamment, l’émargement électronique est nécessaire.

Feuille de présence Assemblée générale : quelles mentions obligatoires ?

Du fait de sa valeur probatoire, la feuille de présence doit respecter un certain formalisme pour garantir sa force juridique.

Ainsi, pour être valide, la feuille de présence doit préciser :

• Le nom des associés/actionnaires présents ou représentés – le nom du mandataire ;
• Le nombre de parts sociales/d’actions que détient l’associé/actionnaire ;
• Le nombre de voix associé à la part sociale/action.

Bon à savoir : il est nécessaire de préciser, en annexe, le pouvoir donné aux mandataires par les associés représentés.

Maintenant vous savez tout sur la feuille de présence d’AG. Pour être sûr de ne faire aucune erreur, vous pouvez télécharger un modèle de feuille de présence d’assemblée générale permettant de gagner du temps et d’avoir une idée précise des dispositions à insérer.

Rédaction : Pauline Balaire, diplômée d’un Master 2 en Droit des affaires, rédactrice juridique indépendante.