Tout savoir sur la convocation d’Assemblée générale par mail

Si vous exercez votre activité sous forme de société, vous devez certainement savoir qu’au moins une fois par an, une Assemblée générale (AG) est organisée. Elle réunit les associés ou actionnaires pour faire le point sur la vie de la société et procéder à l’approbation des comptes. Une assemblée générale doit également être organisée lors de chaque modification statutaire.

La convocation des associés ou actionnaires à l’Assemblée générale doit remplir des conditions formelles. Vous souhaitez savoir s’il est possible de convoquer votre Assemblée générale par mail ? A quelles conditions ? On vous explique tout.

Peut-on envoyer une convocation d’Assemblée générale par mail ?

Deux grandes étapes doivent être respectées pour pouvoir envoyer une convocation par mail à l’Assemblée générale.

Étape 1 - Obtenir l’accord des associés ou des actionnaires

La convocation à l’Assemblée générale en SARL

Si vous souhaitez convoquer votre Assemblée générale de SARL par mail, il est nécessaire d’obtenir dans un premier temps le consentement des associés.

À ce titre, pour procéder à la convocation d’une assemblée générale de SARL par mail, les associés peuvent donner leur accord par écrit :

• Par lettre recommandée ;

• Par mail.

Cet accord doit être donné au plus tard 20 jours avant la date de la prochaine Assemblée. Si l’associé est d’accord, la convocation et les documents lui sont transmis à l’adresse électronique souhaitée. En revanche, en cas de désaccord ou de silence de sa part, vous devez continuer à envoyer la convocation et les documents par lettre recommandée. L’associé peut également se rétracter, au plus tard 20 jours avant la prochaine AG, et opter pour la convocation par lettre recommandée.

La convocation à l’Assemblée générale en SAS

Pour une SAS, l’étape de rédaction des statuts est importante pour la convocation des associés puisque ce sont les statuts qui déterminent la méthode de convocation. Vous pouvez ainsi y prévoir l’envoi dématérialisé de la convocation.

La convocation à l’Assemblée générale en SCI

Concernant la SCI, les statuts peuvent prévoir un mode de convocation particulier. A défaut, ce sont les règles légales qui s’appliquent : le gérant convoque les associés par le biais d’une lettre recommandée.

Étape 2 - Respecter le délai de convocation

Pour la SARL et la SCI, la convocation par mail doit être envoyée au plus tard 15 jours avant la tenue de l’Assemblée générale.

Dans le cadre d’une SAS, le délai entre la convocation et l’AG est librement prévu dans les statuts. Néanmoins, il est préférable de privilégier un délai raisonnable pour que les associés puissent s’organiser afin d’être présent ou, à défaut se faire représenter.

Les documents nécessaires à la bonne tenue de l’Assemblée doivent également être transmis en pièces jointes aux associés. Par exemple, en cas de convocation d’Assemblée générale extraordinaire par mail, le projet de résolution ainsi que l’ensemble des documents permettant aux associés de prendre une décision doivent être joints au mail de convocation.

Pourquoi envoyer une convocation d’Assemblée générale par mail ?

La convocation d’une Assemblée générale par mail présente des avantages indéniables pour votre société, surtout si le nombre d’associés ou d’actionnaires est important. En effet, la dématérialisation de la convocation vous permet :

• de simplifier la gestion administrative de l’Assemblée générale : par exemple, l’associé ou l’actionnaire ne peut arguer de ne pas avoir reçu la convocation pour cause de changement d’adresse ;

• d’économiser des frais : la convocation par mail vous permet de ne pas avoir à imprimer les convocations et les documents nécessaires à la bonne tenue de l’Assemblée générale, et vous évite les frais postaux.

Pour vous aider, n’hésitez pas à télécharger notre modèle de convocation à l’Assemblée Générale et à l’adapter à votre situation.