Comment fonctionne la convocation d’une assemblée générale ?

Au sein d’une société, les décisions se prennent collectivement lors d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Celle-ci réunit les associés ou actionnaires afin de prendre une décision concernant : l’approbation des comptes, la modification statutaire, l’entrée d’un nouvel associé, la nomination d’un gérant, etc.

Dans cette fiche pratique, on vous explique comment rédiger une convocation à une assemblée générale, à quoi elle correspond ainsi que ses modalités d’envoi et d’annulation.

Qu’est-ce qu’une convocation d’assemblée générale ?

L’assemblée générale est une réunion permettant aux associés ou actionnaires, de prendre des décisions relatives à la société. Le motif peut varier, un exemple de convocation d’assemblée générale peut être l’approbation de l’entrée d’un nouvel associé dans une SARL.

Il convient de distinguer les assemblées générales dites « ordinaires », des assemblées générales « extraordinaires » dont les règles de convocation et de vote diffèrent. Étant précisé, que vous pouvez convoquer une assemblée générale « mixte » mêlant les deux.

Une assemblée générale ordinaire (AGO) est l’occasion de répondre à l’ensemble des questions n’ayant pas pour objet la modification des statuts de votre société : approbation d’une convention conclue entre votre société et son dirigeant, distribution des dividendes, nomination d’un dirigeant, etc.

Bon à savoir : chaque année, vous devez faire une convocation d’assemblée générale ordinaire pour l’approbation des comptes et la distribution des bénéfices.

Inversement, l’assemblée générale extraordinaire (AGE) vous permet de prendre des décisions d’une plus grande importance et de modifier les statuts de votre société. Il s’agit par exemple d’approuver une fusion, de modifier la forme sociale ou encore, de procéder à une augmentation du capital.

À noter : par exception, certaines décisions modifiant les statuts peuvent être prises en dehors de l’AGE. C’est le cas du transfert du siège social qui peut être décidé directement par le gérant lorsqu’il s’opère dans le même département.

Quand faut-il procéder à une convocation d’assemblée générale ?

Annuellement, vous devez procéder à une convocation d’assemblée générale ordinaire (AGO) dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable de la société, afin de procéder à :

• L’approbation des comptes annuels ;
• L’affectation du résultat : distribution des bénéfices, mises en réserve, etc. ;
• L’approbation des conventions réglementées si nécessaire ;
• La nomination d’un commissaire aux comptes si besoin.

Il est également possible de demander une convocation de l’assemblée générale ordinaire chaque fois qu’une décision doit être prise par la collectivité des associés. En outre, lorsqu’une modification statutaire s’impose, il est nécessaire de réclamer la convocation de l’assemblée générale extraordinaire (AGE).

Qui peut demander une convocation d’assemblée générale ?

En principe, la décision de convoquer la collectivité des associés aux assemblées générales appartient au dirigeant de la société.

La convocation de l’assemblée générale en SARL est ainsi effectuée par le ou les gérants, individuellement ou collectivement.

Dans un autre cadre, la convocation de l’assemblée générale en SAS se fait grâce au Président. À noter qu’ici, la liberté statutaire de cette forme de société vous permet d’autoriser d’autres personnes à convoquer l’AG, par exemple : le Directeur général.

Bon à savoir : si vous souhaitez autoriser de nouvelles personnes à procéder à la convocation, cette décision va modifier les statuts. Elle implique donc une convocation d’assemblée générale extraordinaire (AGE).

Convocation d’assemblée générale : comment faire ?

Pour convoquer l’assemblée générale, vous devez respecter les dispositions légales et statutaires : délai de convocation de l’AG, modalités d’envoi de la convocation, etc.

Pour tenir une assemblée générale un délai de convocation légal doit être respecté. En principe, dans une SARL ou une SCI, le délai est de 15 jours pour une AGO et de 21 jours pour une AGE.

Bon à savoir : exceptionnellement, ce délai est réduit à 8 jours si l’AG est convoquée pour le remplacement d’un gérant décédé.

S’agissant des modalités d’envoi de la convocation, cela est en principe effectué par lettre recommandée avec accusé de réception. Toutefois, il est également possible de procéder à une remise en mains propres contre une signature ou à l’envoi d’une lettre simple si cela est autorisé.

Peut-on envoyer une convocation d’assemblée générale par mail ? La convocation de l’assemblée générale peut être effectuée par mail depuis le décret du 18 mai 2015. À noter que la proposition faite aux associés d’utiliser la voie électronique doit se faire par LRAR.

Dans le cadre d’une société par actions simplifiée (SAS) ou d’une société en nom collectif (SNC), vous devez vous référer aux statuts de votre société pour connaître ce délai ainsi que les modalités d’envoi de la convocation.

Attention : les sociétés en commandite par actions (SCA) et les sociétés anonymes (SA) doivent également publier un avis de convocation dans un journal d’annonces légales.

Comment rédiger la convocation d’assemblée générale ?

La convocation de l’AG extraordinaire ou ordinaire doit faire l’objet d’un écrit et comporter plusieurs mentions obligatoires ayant pour objectif d’informer les associés :

• L’indication du type d’AG : ordinaire, extraordinaire, mixte ;
• La date, l’heure et le lieu de l’AG ;
• L’ordre du jour : thématiques qui vont être abordées et questions diverses ;
• Précisions relatives aux modalités de vote : vote sur place, par correspondance, par voie électronique, que faire en cas d’absence, etc. ;
• Pouvoir de représentation à l’AG ;
• Bulletin de vote par correspondance ;
• Documents informatifs : pour permettre aux associés de prendre leur décision.

Convocation d’assemblée générale : comment l’annuler ?

Plusieurs motifs constituant une irrégularité dans la procédure de convocation peuvent conduire à l’annulation de la convocation de l’assemblée générale. On peut notamment citer :

• Le non-respect du délai de convocation ;
•  L’absence de transmission des documents informatifs ;
• La convocation effectuée par un organe non-compétent.

Dans cette hypothèse, il est nécessaire de rédiger et d’envoyer une nouvelle convocation en veillant au respect des dispositions légales et statutaires de votre société.

Pour prévenir une éventuelle annulation, utilisez un document conforme. N’hésitez pas à consulter un modèle de convocation d’assemblée générale extraordinaire ou à télécharger notre modèle de convocation d’assemblée générale.