Modèle de lettre d‘avertissement

Le recours à une lettre d’avertissement, et plus globalement à un avertissement, est utilisé en cas de fautes légères du salarié. Elle sanctionne un comportement fautif qui n’a pas de graves conséquences sur l’entreprise, mais plutôt des fautes isolées et excusables.

S’il n’existe pas de liste fixée par la loi des comportements du salarié pouvant être sanctionnés par une lettre d’avertissement, l’employeur adresse en pratique :

• une lettre d’avertissement pour négligence professionnelle ;
• une lettre d’avertissement pour retards réguliers ;
• une lettre d’avertissement pour comportement inadapté au sein de l’entreprise (injures, menaces, ou agressivité envers les autres salariés) ;
• une lettre d’avertissement pour absence injustifiée à répétition ;
• une lettre d’avertissement pour insubordination ;
• une lettre d’avertissement pour non-respect du règlement ou des consignes de sécurité.

☝️ Bon à savoir : sachez que pour envoyer une lettre d’avertissement à un salarié, cette sanction doit être proportionnelle à la faute reprochée.

Soyez toutefois prudent dans l’utilisation de certaines pratiques : il est courant d’entendre qu’il faut envoyer plusieurs lettres d’avertissements, au moins 3, avant de licencier un salarié, ce qui est faux ! Le licenciement d’un salarié ne requiert aucun envoi de lettre d’avertissement au préalable, et envoyer une lettre d’avertissement avant licenciement peut même s’avérer dangereux pour l’employeur. En effet, procéder à un ou plusieurs avertissements à un salarié et ensuite à un licenciement, c’est souvent sanctionner plusieurs fois les mêmes faits, ce qui est interdit et sanctionné par la jurisprudence. Également, le choix d’envoyer une lettre d’avertissement peut vous imposer une procédure de licenciement, car un licenciement lié à une sanction disciplinaire doit être, en principe, disciplinaire.

L’envoi d’une lettre d’avertissement au salarié s'effectue dans le cadre d’une procédure disciplinaire. Une procédure particulière est donc à respecter.

☝️ Bon à savoir : il existe deux types de procédure disciplinaire ; la procédure simplifiée (utilisée dans le cadre de sanction simples et légères) et la procédure classique (utilisée pour les sanctions plus lourdes ayant un impact sur le contrat de travail).

Pour un avertissement, un entretien préalable peut être réalisé, mais celui-ci reste facultatif et au bon vouloir de l’employeur. L’objectif d’un tel entretien est d’expliquer les raisons ayant entraîné la sanction au salarié et d’ouvrir un dialogue avec lui afin d’entendre ses arguments.

Si vous souhaitez convoquer votre salarié à un entretien préalable, vous devez lui communiquer sa convocation, contenant la date, l’heure et le lieu de l’entretien, par LRAR ou lettre remise en main propre.

📝 À noter : vous devez préciser au salarié qu’il a le droit de se faire assister pendant l’entretien.

Qu’il réalise un entretien ou non, l’employeur doit obligatoirement notifier la sanction au salarié via une lettre d’avertissement. Celle-ci doit être envoyée dans les 2 mois suivants la constatation du comportement fautif.

La lettre d’avertissement peut être transmise par LRAR ou lettre remise en main pourpre au salarié, ou bien par voie électronique, dans un mail avec la lettre d’avertissement au format PDF en pièce jointe. Dans ce second cas, il est recommandé de privilégier un mail avec accusé de réception, pour faciliter la preuve.

La lettre d’avertissement doit contenir plusieurs informations :

• les faits reprochés au salarié (description détaillée et précise) ;
• la date des faits reprochés ;
• la faute constituée par les faits ;
• le préjudice subi par l’entreprise ;
• les sanctions encourues par le salarié s'il maintient son comportement.

Pour vous aider et faciliter la rédaction de votre lettre d’avertissement, un modèle peut être très utile !

Legalstart vous propose un modèle de lettre d’avertissement simple à utiliser et rédigé par des juristes, qui s’adapte à toutes les situations. Vous pouvez donc vous en servir comme modèle pour une lettre d’avertissement pour mauvais comportement, comme modèle de lettre d’avertissement pour négligence professionnelle ou encore comme modèle de lettre d'avertissement pour absence répétée.

Si vous le souhaitez, vous pouvez toujours trouver des modèles spécifiques en ligne pour vous inspirer, notamment dans la rédaction des faits reprochés, comme un modèle de lettre d’avertissement pour mauvais comportement en PDF, mais pensez bien à vérifier que toutes les informations nécessaires sont bien présentes !

Suite à la réception de la lettre d’avertissement, le salarié doit en principe modifier son comportement. Dans le cas contraire, d’autres avertissements pourront être prononcés et l'employeur pourra décider de prendre des mesures plus sévères.

📝 À noter : il est souvent recommandé d’organiser un entretien avec le salarié après la notification de l’avertissement si aucun entretien préalable n’a été réalisé, afin de discuter de la sanction et des améliorations de comportement attendues.

Mais attention, si le salarié considère la lettre d’avertissement mensongère et injustifiée, il est en droit de la contester pendant 2 ans. Face à une telle contestation, vous pouvez revenir sur votre décision et l’annuler si les arguments du salarié vous semblent justifiés.